Poznej svého klienta

Identifikace tváří v tvář Zákon v § 8 blíže specifikuje, jak má být identifikace klienta provedena. Klienta identifikuje náš pracovník při osobním setkání tak, že jej požádá o průkaz totožnosti a pořídí jeho kopii. V případě, že klient nesouhlasí s pořízením kopie dokladu totožnosti, nebo není možné ji pořídit, vytvoří náš pracovník opis průkazu totožnosti (tj. přepíše informace z průkazu totožnosti do připraveného formuláře), který následně podepíše klient i náš pracovník. V případě klienta právnické osoby musíme identifikovat nejen samostatnou právnickou osobu (informace získáme z Obchodního rejstříku), ale také fyzickou osobu, která v daném obchodu jedná (tj. podepisuje smlouvu). K tomu však potřebujeme identifikační údaje, které Obchodní rejstřík neobsahuje (např.: místo narození, trvalý nebo jiný pobyt, číslo a druh průkazu totožnosti atd.). Proto při identifikaci osoby jednající za klienta (jednatele či osoby jednající na základě plné moci) budeme také potřebovat její průkaz totožnosti. Vzhledem k tomu, že není vždy možné nebo je jen velmi obtížné provést identifikaci za fyzické přítomnosti obou stran, popisuje zákon další možnosti, jak identifikaci provést na dálku. Identifikace na dálku Jednou z možností identifikace fyzické osoby je využití bankovní identity (§ 8a zákona). Prostřednictvím BankID může klient / osoba jednající za klienta podepsat smlouvu. Jiné doklady a informace od klienta / osoby jednající za klienta požadovat nebudeme. Další variantou je zprostředkovaná identifikace podle §10 zákona, kdy klienta identifikuje notář nebo kontaktní místo veřejné správy (např. Czech Point), který sepíše o identifikaci listinu, jejíž přílohou jsou kopie těch částí dokladů, které byly použity k identifikaci. Takovou listinu nám pak klient musí poskytnout. Třetí variantou identifikace na dálku, kterou klientům nabízíme je identifikace dle postupu popsaného v § 11 odst. (7) zákona, kdy nám klient / osoba jednající za klienta zašle kopie příslušných částí průkazu totožnosti. Po prvotní identifikaci může klient další smlouvy podepisovat fyzicky, pomocí BankID, nebo prostřednictvím kvalifikovaného elektronického podpisu bez potřeby opětovné identifikace.

Jaké informace a dokumenty potřebujeme? 

Pokud jste fyzická osoba Výčet identifikačních údajů, které jsme povinni získat, je uveden v § 5 odst. (1), písm. a) zákona. Tyto údaje sbíráme primárně prostřednictvím předsmluvního formuláře, který je k dispozici na našich [internetových stránkách.](targetSelf:https://www.ayvens.com/cs-cz/lp-seznampodkladu-cz/) Vyplněním tohoto formuláře nám poskytnete základní informace nezbytné k vaší identifikaci v souladu se zákonem. Pokud předsmluvní formulář vyplňujete sami, bez přítomnosti našeho pracovníka, který by zkontroloval vámi vyplněné údaje oproti vašemu průkazu totožnosti, budeme od vás také potřebovat kopiii průkazu totožnosti (např. občanského průkazu) a požádáme vás o korunovou platbu (platbu ve výši 1,- Kč) z účtu, který uvedete na předsmluvním formuláři. Tuto platbu vám následně vrátíme. Tento postup odpovídá postupu popsanému v § 11 odst. (7) zákona. Pokud použijete k podpisu smlouvy bankovní identitu (BankID), pak od vás kopii průkazu totožnosti ani korunovou platbu nepotřebujeme.Pokud jste právnická osoba Pokud je vaše společnost zapsaná v obchodním rejstříku, zjistíme si potřebné informace o vaší společnosti sami z veřejných zdrojů. Může se ale stát, že se nám některé informace nezbytné pro provedení řádné identifikace v souladu se zákonem nepodaří zjistit nebo zjistíme, že informace se v různých veřejných zdrojích liší. Pro účely naplnění zákona a zpracování správných informací vás v takovém případě požádáme o vyplnění [předsmluvního formuláře pro právnické osoby](targetSelf:/-/media/ayvens/public/cz/pdf-brozury/2025-03/ayvens_pedsmluvn-formul-pro-prvnick-osoby_cz.pdf?rev=c59e38c2840b44faa6a29b54cd6aa885). Před podpisem smlouvy také musíme identifikovat osobu, která bude jménem vaší společnosti podepisovat smlouvu. **Podepisující je jednatel zapsaný v obchodním rejstříku** Pokud smlouvu podepisuje jednatel za fyzické přítomnosti našeho pracovníka, ověří totožnost jednatele náš pracovník. K tomu potřebuje vidět průkaz totožnosti jednatele společnosti. Pokud smlouvu podepíše jednatel pomocí elektronického podpisu, či jinak bez fyzické přítomnosti pracovníka naší společnosti, budeme potřebovat také kopii jeho průkazu totožnosti. Pokud k podpisu smlouvy použije jednatel vaší společnosti BankID, pak není potřeba nic dalšího dokládat. **Podepisující jedná na základě plné moci** Potřebujeme úředně ověřenou plnou moc, kterou opravňuje vaše společnost vašeho pracovníka (zmocněnce) k uzavírání obchodního vztahu s naší společností. Pokud smlouvu podepisuje váš pracovník za fyzické přítomnosti našeho pracovníka, ověří totožnost zmocněnce náš pracovník. K tomu potřebuje vidět průkaz totožnosti vašeho pracovníka. Pokud smlouvu podepíše zmocněnec pomocí elektronického podpisu (jiného, než je BankID), či jinak bez fyzické přítomnosti pracovníka naší společnosti, budeme potřebovat také kopii jeho průkazu totožnosti. Pokud k podpisu smlouvy použije zmocněnec bankovní identitu (BankID), pak není potřeba nic dalšího dokládat.

Nejčastější dotazy

Co děláme s takto získanými údaji? Veškeré informace o zpracování osobních údajů naleznete na našich stránkách v sekci [Ochrana osobních údajů](targetSelf:https://www.ayvens.com/cs-cz/ochrana-osobnich-udaju/).Jak podepsat smlouvu pomocí BankID? Přehled bank, které poskytují [BankID](targetSelf:https://bankid.cz/) a návod k tomu, jak si BankID zřídit, naleznete na stránkách BankID. Podmínkou je zpravidla vedení běžného účtu u jedné z bank uvedených na stránkách BankID, ale jsou i takové banky, které vám zřídí bankovní identitu i bez nutnosti otevírat běžný účet. Zároveň musíte mít staženou mobilní aplikaci banky, v níž máte bankovní identitu zřízenou. Prostřednictvím BankID pak můžete dokumenty podepsat na svém počítači, tabletu nebo chytrém mobilním telefonu.  **Jak podepisování dokumentů probíhá?** 1. Potřebujeme váš email, na který zašleme odkaz pro podepsání dokumentů a telefonní číslo, na které obdržíte ověřovací kód. 2. Náš pracovník připraví všechny elektronické dokumenty a odešle je vám k podpisu. 3. Dostanete email s odkazem. Po kliknutí na odkaz a zadání ověřovacího kódu ze SMS se zobrazí podepisované dokumenty. 4. Zaslané dokumenty si zkontrolujete a na všech podepisovaných dokumentech kliknete na místo podpisu. Pak kliknete na tlačítko „Ověřit a dokončit“. 5. Spustí se proces přihlášení do BankID (podobně, jako přihlášení do datové schránky nebo internetového bankovnictví prostřednictvím BankID). V mobilní aplikaci vaší banky se zobrazí výzva k autorizaci podpisů všech dokumentů najednou. Potvrzením elektronicky podepíšete všechny dokumenty. 6. Poté dorazí podepsané dokumenty zpět k nám, kde je zkontrolují a podepíší naši pracovníci. 7. Nakonec dostanete email s odkazem. Po kliknutí na odkaz a zadání ověřovacího kódu ze SMS si můžete všechny podepsané dokumenty stáhnout. Proč potřebujeme kopii dokladu totožnosti? Jsme součástí skupiny Ayvens. Tím, že naším prostřednictvím působí v ČR společnost Ayvens SA, jejíž součástí je i banka, jsme se stali povinnou osobou ze zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci praní špinavých peněz a financování terorismu, a jsme povinni požadavky tohoto zákona respektovat a řídit se jimi ve vztahu ke všem produktům a službám, které nabízíme.  Proto musíme provádět i identifikaci našich klientů způsoby, které tento zákon umožňuje. Výše popisujeme, jak identifikaci provádíme. Kopii dokladu totožnosti potřebujeme primárně při identifikaci na dálku, pokud nechcete využít jednodušší cestu, kterou je BankID.Proč elektronický podpis nestačí? Bohužel, kvalifikovaný elektronický podpis sám o sobě nelze považovat za identifikaci klienta v souladu se zákonem, protože neobsahuje identifikační údaje, které ze zákona musíme zjišťovat a ověřovat. Zákon umožňuje využití kvalifikovaného elektronického podpisu, ale pouze za předpokladu, že povinná osoba ověří u vydavatele tohoto elektronického podpisu shodu v údajích poskytnutých klientem povinné osobě s údaji, na jejichž základě byl kvalifikovaný elektronický podpis vydán. V tuto chvíli však neexistuje technické řešení nebo platforma, která by kontrolu údajů u vydavatelů kvalifikovaných elektronických podpisů umožňovala.Kdo je skutečný majitel? Skutečného majitele definuje zákon č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů. Zjednodušeně je skutečným majitelem každá fyzická osoba, která v konečném důsledku vlastní nebo kontroluje obchodní společnost nebo právní uspořádání. Zákon definuje, jak takovou fyzickou osobu určit (§ 4) a jak postupovat v případech, kdy ji není možné jednoznačně určit (§ 5). Zákon také definuje organizace, jako např. školy, které skutečného majitele nemají (plný výčet je uveden v § 7 zákona). Obchodní společnost zpravidla vlastní nebo kontroluje každá fyzická osoba, která přímo nebo nepřímo - vlastní podíl ve společnosti nebo má podíl na hlasovacích právech větší než 25 %, - má právo na podíl na zisku, jiných vlastních zdrojích nebo likvidačním zůstatku větší než 25 %, - uplatňuje rozhodující vliv v obchodní společnosti nebo společnostech, které mají v dané obchodní společnosti samostatně nebo společně podíl větší než 25 %, nebo - uplatňuje rozhodující vliv, tzn. 1. může dosáhnout toho, že rozhodování nejvyššího orgánu obchodní společnosti odpovídá její vůli nebo 2. může jmenovat nebo odvolat většinu osob, které jsou členy statutárního orgánu obchodní společnosti. Každá osoba ve vrcholném vedení společnosti je jejím skutečným majitelem, nelze-li žádného skutečného majitele určit. Platí, že skutečný majitel společnosti je skutečným majitelem všech společností v jí podřízené struktuře vztahů, ve kterých je uplatňován rozhodující vliv.Kdo je „PEP“ (Politically Exposed Person = Politicky exponovaná osoba)? Politicky exponovanou osobu definuje § 4 odst. 5 AML zákona následovně: 1. fyzická osoba, která je nebo v minulosti byla ve významné veřejné funkci s celostátním nebo regionálním významem (tzv. vnitrostátní PEP), jako je zejména hlava státu, předseda vlády, vedoucí ústředního orgánu státní správy a jeho zástupce (náměstek, státní tajemník), člen parlamentu, člen řídícího orgánu politické strany, vedoucí představitel územní samosprávy, soudce nejvyššího soudu, ústavního soudu nebo jiného nejvyššího justičního orgánu, proti jehož rozhodnutí obecně až na výjimky nelze použít opravné prostředky, člen bankovní rady centrální banky, vysoký důstojník ozbrojených sil nebo sboru, člen nebo zástupce člena, je-li jím právnická osoba, statutárního orgánu obchodní korporace ovládané státem, velvyslanec nebo vedoucí diplomatické mise, anebo fyzická osoba, která obdobnou funkci vykonává nebo vykonávala v jiném státě, v orgánu Evropské unie anebo v mezinárodní organizaci (tzv. zahraniční PEP); 2. fyzické osoby napojené na osobu uvedenou v bodě a) (tzv. odvozené PEP). Těmi jsou: - osoba blízká, - společník nebo skutečný majitel stejné právnické osoby, popřípadě svěřenského fondu, nebo - osoba, která je s takovou osobou v jakémkoli jiném blízkém podnikatelském vztahu, nebo - skutečný majitel právnické osoby, popřípadě svěřenského fondu, vytvořené ve prospěch takové osoby. Seznam vnitrostátních funkcí splňujících definici PEP zveřejnil Finanční analytický úřad v příloze č. 1 svého Metodického pokynu č. 7.