Ayvens ymmärtää huolenaiheesi henkilötietojen luottamuksellisuudesta. Kuvaamme alla, miten hankimme ja käytämme näitä tietoja ja millaisia oikeuksia sinulla on. Pyydämme sinua lukemaan tämän huolellisesti, jotta käsittely voi olla mahdollisimman kohtuullista, läpinäkyvää ja turvallista.Noudatamme seuraavia keskeisiä periaatteita tietojesi käsittelyssä

• Läpinäkyvyys ja kohtuullisuus: Kun keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi, kerromme sinulle kuka kerää ja vastaanottaa näitä tietoja sekä tämän taustalla olevat syyt. Aina, kun laki niin vaatii, pyydämme sinulta suostumuksen etukäteen (esim. ennen arkaluontoisten tietojen keräämistä ja suoramarkkinointimateriaalin lähettämistä). Emme koskaan käytä henkilötietojasi tarkoituksiin, jotka eivät ole yhteensopivia tässä asiakirjassa esitettyjen tarkoitusten kanssa.

• Laillisuus: Ayvens ei kerää tai käsittele henkilötietoja ilman laillista syytä. Käytämme henkilötietojasi ainoastaan asianmukaisiin liiketoiminnallisiin tarkoituksiin (esim. tarjotaksemme palveluja, hallinnoidaksemme asiakassuhteita, hallinnoidaksemme asiakkaiden ajoneuvokalustoa ja laskuttaaksemme täsmällisesti, markkinointitoimia varten, palvellaksemme asiakkaita paremmin profiloinnin avulla, tehdäksemme tyytyväisyystutkimuksia tai laatiaksemme raportteja ja noudattaaksemme lainmukaisia velvoitteitamme).

• Minimointi: Keräämme ainoastaan käsittelyn kannalta välttämättömiä tietoja, kuten tässä asiakirjassa on esitetty. Keräämme arkaluontoisia tietoja ainoastaan silloin, kun se on tarpeen. Toteutamme kaikki kohtuulliset toimenpiteet varmistaaksemme, että tallentamamme henkilötiedot ovat täsmällisiä, täydellisiä ja ajan tasalla.

• Yksityisyys: Pyrimme takaamaan yksityisyytesi, kun käsittelemme henkilötietoja. Tämän vuoksi teemme myös yksityisyyttä koskevia vaikutustenarviointeja varmistaaksemme, että suojatoimemme ovat asianmukaisia ja että tietosi on suojattu.

Axus Finland Oy / Ayvens (0643850-5) Ohtolankatu 4, 01510 Vantaa

Tämä tietosuojakäytäntö koskee ainoastaan Ayvensin suorittamaa tai sen puolesta suoritettua käsittelyä. Vaikka verkkosivustoillamme voi olla linkkejä muiden kolmansien osapuolten verkkosivustoille, emme ota vastuuta tai korvausvastuuta näiden kolmansien osapuolten henkilötietoihin liittyvistä käytännöistä tai niiden suorittamasta henkilötietojen keräämisestä tai käsittelystä.

Tätä tietosuojakäytäntöä sovelletaan kaikkiin tietolähteisiin, joista Ayvens kerää ja käsittelee tietoja maailmanlaajuisesti konsernin toiminnan yhteydessä, ja joista esimerkkeinä toimivat yritysleasing, yksityisleasing, autoliikkeet, ulkopuoliset lähteet, verkkosivujemme ja mobiilisovellustemme käyttö ja kaikki offline-käsittelytoiminta.

Saatamme kerätä ja käsitellä henkilötietojasi, jos kuulut seuraaviin ryhmiin: leasingautojen kuljettajat, yksityisleasing asiakkaat, autojen ostajat, yritysasiakkaiden yhteyshenkilöt, kumppanit, jälleenmyyjät, mahdolliset asiakkaat, osakkeenomistajat, yritysasiakkaiden vastuuhenkilöt ja johtajat jne.

Käsittelemme henkilötietojasi kanssasi tai yrityksesi kanssa tekemämme sopimuksen täytäntöönpanoa varten, suostumuksesi tai Ayvensin oikeutetun edun perusteella. Oikeutetusta edusta perusteena henkilötietojen käsittelylle on kyse esimerkiksi silloin, kun ajoneuvokannan hallinnointipalvelujen mahdollistamiseksi on välttämätöntä viestiä ajoneuvon käyttäjän kanssa, tai kun Ayvensilla on oikeutettu intressi varmistaa ajoneuvon omistukseen liittyvien oikeudellisten velvoitteiden täyttyminen. Ayvensilla voi myös olla oikeudellinen velvoite henkilötietojen käsittelylle esimerkiksi kirjanpito- ja verotuslain sekä rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen vastaisen lain vaatimusten noudattamiseksi.

Ayvens ja sen asiakkaat suorittavat rekisterinpitäjinä tai yhteisrekisterinpitäjinä henkilötietojen käsittelytoimia, jotka ovat välttämättömiä leasingsopimusten mukaisten palveluiden toteuttamiseksi. Tämän vuoksi olemme luetelleet jäljempänä eri tapauksia, joita varten suoritamme henkilötietojen käsittelyä liikesuhteessamme asiakkaidemme kanssa:

(a) Kun se on tarpeen sopimukseen liittyvissä tarkoituksissa

(i) yleisesti ottaen sinun ja / tai yhtiösi kanssa olevan liikesuhteen hallinnoimiseksi, arviotiedusteluihin vastaamiseksi, asiakastilien avaamiseksi, palvelutilausten ja liitännäistä toimintaa koskevien tilausten täyttämiseksi, tilaisuuksien hallinnoimiseksi, sopimukseesi liittyvien tiedotteiden lähettämiseksi, kyselyihisi ja vahvistuspyyntöihisi vastaamiseksi, asiakaspalvelun tarjoamiseksi, asiakastilien hallinnoimiseksi, näihin toimiin osallistuvien työntekijöidemme tukemiseksi ja kouluttamiseksi ja muihin sinun asiakkuuteesi liittyvien palvelujen tarjoamiseksi;

(ii) white-label kumppanit: sellaisia ajoneuvokannan hallinnointipalveluja varten, joihin kuuluu raportointi ja muita lisäpalveluita, avainasiakkaita varten, puhelinpalvelukeskuksia koskevan tuen tarjoamista varten ja kansainvälisten avainasiakkaiden ajoneuvokannan seuraamiseksi;

(iii) kansainvälisten asiakassuhteiden hallinnointia varten maailmanlaajuisella tasolla, tyytyväisyys- ja laatututkimuksia varten, laatua koskevan informaation yhdistämistä varten maailmanlaajuisen yrityslaadun arvioinnin luomiseksi, johtoa koskevien tyytyväisyystutkimusten tekemiseksi tuotteista, palveluista tai sisällöistä ja asiakassuhdetta koskevien vaatimusten sekä myynninjälkeisten palvelujen seuraamiseksi;

(iv) asiakastyytyväisyystutkimusten toteuttamiseksi kauppiaille koskien palautuneiden autojen jälleenmyyntiä verkkoalustan kautta ja käytettyjen ja liisauksesta vapautuvien autojen markkinointia varten;

(v) taloudellista raportointia varten myynti, hankinta, talous & riskienhallinta, hinnoittelu, vakuutus) mukaan lukien laskutuksen konsolidaatio ja tuottavuustavoitteet, konsernin toiminnallinen suorituskyky, hankinnat ja oikeudenkäynnit;

(vi) autojen seurantasovellusten tarjoamiseksi kuljettajille (esim. Ajotietopalvelu) tai ajoneuvokannan hallinnointivälineiden tarjoamiseksi johdolle tai autoasioiden hoitajille;

(vii) asiakastyytyväisyyttä koskevien kyselyiden tulosten raportointi asiakkaille.

(b) Tietoon perustuvalla suostumuksellasi

(i) Markkinointitarkoituksia varten: saatamme käyttää tietojasi ollaksemme sinuun yhteydessä, annettuasi siihen suostumuksesi mikäli suostumusta edellytetään, uusista tarjouksista tai palveluista ja erikoistarjouksista, joiden uskomme olevan sinulle hyödyllisiä, tai lähettääksemme sinulle markkinointiviestejä tai uutiskirjeitä; saatamme analysoida asiakasprofiiliasi ja mieltymyksiäsi ja suorittaa markkinointikampanjoita useissa kanavissa automaattisten välineiden kautta, ottaa sinuun yhteyttä tekstiviestillä tai sähköpostilla tai lähettää sinulle esitteitä;

(ii) Asiakastyytyväisyyttä varten: kohdennettujen markkinointivälineiden ja analyysin perusteella saatamme lähettää sinulle kvalitatiivisia kyselyjä tuotteistamme ja palveluistamme;

(iii) Saatamme myös mobiilisovellustemme ja/tai verkkosivujemme kautta kutsua sinut osallistumaan markkinointitapahtumiin, peleihin tai tietovisoihin;

(iv) Verkkosivuja, evästeitä ja muita seurantatyökaluja & uutiskirjeitä varten: kun vierailet verkkosivullamme tai käytät mobiilisovelluksiamme, saatamme kerätä tietoja evästeiden ja muiden seurantatyökalujen kautta automaattisilla keinoilla tarjotaksemme sinulle paremman kokemuksen ja parantaaksemme huomattavasti selailuasi verkkosivuillamme tallentamalla mieltymyksesi ja valintasi sinun aikasi säästämiseksi (kuten kielivalinnat), sisäänkirjautumisen mahdollistamiseksi, petosten torjumiseksi ja verkkosivujemme sekä palvelujemme suorituskyvyn analysoimiseksi. Käytämme tässä teknologioita kuten evästeitä, pikseli-tageja, selainanalyysin työkaluja, palvelinlokitietoja ja web-majakoita. Jos käytät verkkosivujamme, saatamme kerätä tietoja käyttämästäsi selaimesta ja selauskäyttäytymisestäsi. Jos käytät mobiilisovellustamme, saatamme katsoa, kuinka usein käytät sovellusta ja mistä latasit sen. Nämä tiedot auttavat meitä parantamaan verkkosivujamme ja sovelluksiamme sekä ymmärtämään sen, mistä tuotteista ja palveluista pidät eniten. Käytämme evästeitä myös verkkoanalytiikkaa varten mitataksemme verkkosivujen aktiivisutta ja selvittääksemme, missä verkkosivuillamme vieraillaan eniten. Vaikka saatamme asentaa toiminnallisia evästeitä helpottaaksemme vierailuasi verkkosivuillamme tai sovelluksissamme, voit ilmaista mieltymyksesi käyttäytymisen perusteella tehtävää kohdennettua mainontaa varten käytettävistä evästeistä selaimesi yksityisyysasetuksissa, joista pitäisi löytyä toiminto tietojen asentamisen tai jo asennettujen tietojen käsittelyn estämiseksi päätelaitteella, ellet aseta tuota toimintoa sallimaan tällaisen tallentamisen tai käsittelyn.

(v) Profilointia varten parantaaksemme käsitystämme mielenkiinnon kohteistasi: saatamme käyttää henkilötietojasi parantaaksemme verkkosivujamme ja palvelujamme sekä räätälöidäksemme kokemustasi kanssamme ja markkinointitoimenpiteitämme tarpeittesi ja mielenkiinnon kohteittesi mukaiseksi. Uskomme, että on myös meidän etujemme mukaista palvella sinua paremmin ja vastata tarpeisiisi.

(vi) suorittaaksemme asiakasseulontaa, luottotietojen tarkistuksia ja ”Tunne asiakkaasi”-käsittelyä;

(vii) liiketoiminnan dokumentaation ylläpitoon oikeudellisia, hallinnollisia ja tilintarkastuksen tarkoituksia varten. Käytämme tietoa myös oikeudellisten, vakuutus- ja käsittelyvaatimusten täyttämiseksi.

**Minkälaisia henkilötietoja keräämme?

**Keräämme seuraavanlaisia henkilötietoja:

• Tunnistamis- ja yhteystiedot, kuten etu- ja sukunimesi, osoitetiedot, puhelinnumerosi tai sähköpostiosoitteesi; • Ammatilliset tiedot, kuten ammattinimikkeesi, työpaikkasi osoite, puhelinnumerosi, tai sähköpostiosoitteesi; • Taloudelliset/luottotiedot, kuten luoton hyväksymispäivä tai sopimustiedot, autoetuarvo; • Tarkemmat tiedot itsestäsi: kuten sukupuolesi, syntymäpäiväsi, henkilötunnuksesi, kansallisuutesi, kielesi tai henkilökohtaiset mieltymyksesi (tavat, suosikkiautosi jne.); • Kuljettajatiedot, kuten ajokortin numero/jäljennös; • GPS-paikkatiedot, kun käytät mobiilisovellustamme tai Ajotietopalveluamme. Pyydämme tähän suostumuksesi, mikäli niin vaaditaan.

Keräämme henkilötietojasi joko suoraan sinulta (esim. jos luot jollekin verkkosivullemme käyttäjätilin tai teet ostoja tai pyydät tarjousta tai teet sopimuksen Ayvens / Axus Finland Oy:n kanssa) tai passiivisesti (esim. käyttämällä seurantatyökaluja kuten selainevästeitä) tai kolmansilta osapuolilta (sosiaalisen median alustoilta ja liikekumppaneiltamme).

**Ajoneuvojen toiminnot ** Kun sinä tai yrityksesi käyttää auton leasingpalveluitamme, saatamme kerätä tietoja ajoneuvosta (kuten ajoneuvon rekisterikilpi, VIN (ajoneuvon valmistenumero) tai ajoneuvon viimeisin tarkastus) ja kuljettajan käyttäytymisestä (kuten keskinopeus, kilometrimäärä) tarjotaksemme leasingpalveluja sopimuksen mukaisesti ja laskuttaaksemme sinua tai yritystäsi

Ayvens säilyttää henkilötietoja aktiivisessa tietokannassa niin kauan kuin on tarpeen niiden keräämishetkellä tavoitellun päämäärän saavuttamiseksi.

Ayvens määrittää siis aluksi säilytysajan kunkin yksittäisen leasingsopimuksen toteuttamisen edellyttämien tarpeiden ja paikallisen tietosuojaviranomaisen suositusten mukaisesti.

Lainsäädäntö- ja sääntelytekstit saattavat kuitenkin edellyttää pidempiä säilytysaikoja. Jotkin lait edellyttävät myös, että henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja/tietoja säilytetään tietyn ajan todistusaineistona tai mahdollisten oikeudenkäyntien varalta, kunnes kyseinen asia on vanhentunut. Esimerkiksi vastuuasiakirjoja koskevissa kaupallisissa asioissa velvoitteet ovat periaatteessa viiden vuoden pituisia, jos niihin ei sovelleta erityisiä määräyksiä. Näin ollen Ayvens on velvollinen säilyttämään välivaiheen arkistossa tiettyjä henkilötietoja leasingsopimusten kestoa pidemmän ajan, vaikka sillä ei enää ole niille mitään käyttöä.

Näiden ajanjaksojen päättyessä henkilötiedot on • anonymisoitu tai • poistettu.

Ymmärrämme, ettet halua meidän antavan henkilötietojasi suoraan kolmansille osapuolille niiden omia markkinointitarkoituksia varten ilman suostumustasi. Toisinaan joudumme kuitenkin käyttämään kumppaneita tai käsittelijöitä yllä kuvattuja tarkoituksia varten tarjotaksemme sinulle pyytämiäsi palveluja sekä paremman kokemuksen. Tämän vuoksi rajoitamme tietojesi jakamisen seuraaviin tietoja tarvitseviin tahoihin:

• sisäiset liiketoiminnan yksiköt kuten myynti, asiakaspalvelu/laatuyksikkö, markkinointi, IT-palvelut, -tuki ja -ylläpito. Saatamme jakaa henkilötietojasi Ayvenskonsernin sisällä muiden Ayvens -yritysten kanssa, jotka voivat käyttää henkilötietojasi ainoastaan tämän Käytännön mukaisesti;

• palveluntarjoajiemme, kuten datan isännöintipalvelujen tarjoajien, puhelinpalvelukeskusten ja tietohallinnoijien kanssa, jotka sijaitsevat Suomessa tai Euroopan talousalueella (jäljempänä "ETA") ja joita on ohjeistettu käyttämään henkilötietojasi vain ohjeidemme mukaisesti.

• palveluntarjoajamme kuten Ranskassa tai Euroopan talousalueella olevat datan palvelinpalvelujen tarjoajat, puhelinpalvelukeskukset ja tietohallinto, joita on ohjeistettu käyttämään henkilötietojasi ainoastaan ohjeidemme mukaisesti;

• riippumattomat markkinointikumppanit, mutta ainoastaan, jos olet antanut meille suostumuksesi;

• tarvittaessa liiketoiminnan myymiseksi tai siirtämiseksi, konkurssimenettelyn yhteydessä, oikeuksiemme täytäntöönpanemiseksi, omaisuutemme suojaamiseksi tai muiden oikeuksien, omaisuuden tai turvallisuuden suojaamiseksi tai tarvittavalla tavalla ulkopuolisen tilintarkastuksen, velvoitteiden noudattamisen ja yhtiön hallinnointi- ja ohjausjärjestelmän tukemiseksi;

• lain niin vaatiessa, esimerkiksi vastataksemme haasteeseen mukaan lukien lainvalvontaviranomaisille ja tuomioistuimille maissa, joissa toimimme.

Saatamme myös käyttää ja luovuttaa sellaisia henkilötietojasi, joita ei voida yhdistää sinuun, eli henkilötietoja sellaisessa kootussa muodossa, ettet ole tiedoista enää tunnistettavissa.

Yleisesti kaikki Ayvens Groupin tietokannat sijaitsevat Euroopan unionin alueella. Ayvens voi kuitenkin siirtää henkilötietojasi Euroopan unionista ETA:n sisällä tai sen ulkopuolella sijaitseviin maihin. ETA:n ulkopuoliset maat eivät välttämättä tarjoa samantasoista tietosuojaa kuin ETA-maat. Jos siirrämme henkilötietojasi ETA:n ulkopuolelle, varmistamme, että henkilötietojesi käsittelyssä noudatetaan riittävää suojaustasoa. Näin ollen Ayvens varmistaa ennen henkilötietojesi siirtämistä ETA:n ulkopuolelle, että se soveltaa yritystä koskevia sitovia sääntöjä (BCR, Binding Corporate Rules) tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita (SCC, Standard Contractual Clauses).

Euroopan komissio on kuitenkin hyväksynyt, että tietyt ETA:n ulkopuoliset maat tarjoavat olennaisilta osin Euroopan unionin tietosuojalainsäädäntöä vastaavaa suojaa, joten henkilötietojen vieminen näille lainkäyttöalueille ei edellytä ylimääräisiä suojatoimia. Luettelo edellä mainituista maista löytyy Euroopan komission viralliselta verkkosivustolta.

Rekisteröidyllä, jonka henkilötietoja käsitellään, on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia. Seuraavassa taulukossa esitellään kyseisiä oikeuksia:

Huomaathan, että sinulla on milloin tahansa oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle paikalliselle valvontaviranomaiselle.

Suojaamme tietosi teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä (mukaan lukien relevantin henkilöstön koulutus ja valmennus) vahingossa tapahtuvaa tai tahallista tuhoamista vastaan sekä vahingossa tapahtuvaa kadottamista tai muuttamista, luvatonta luovuttamista tai pääsyä ja kaikenlaista muuta lainvastaista käsittelyä vastaan.

Vain sellaisilla tiimeillä ja työntekijöillä, jotka yrityksessämme tarvitsevat tietojasi, on pääsy kyseisiin tietoihin. Huolehdimme siitä, että yrityksessämme toteutetaan ylläpito- ja muita hallinnollisia oikeuksia ja käytäntöjä, ja teemme kaiken voitavamme varmistaaksemme, että työntekijämme, neuvonantajamme ja palveluntarjoajamme kohtelevat tietojasi luottamuksellisina.

Ayvens voi kerätä tietoja evästeiden avulla parantaakseen käyttäjän selauskokemusta. Evästeitä käytetään yhdessä muiden jäljittimien kanssa tallentamaan asetuksia ajan säästämiseksi, kirjautumisen nopeuttamiseksi, petosten torjumiseksi, verkkosivuston ja Ayvensin tarjoamien palveluiden toimivuuden analysoimiseksi sekä käyntitilastojen keräämiseksi.

Lisätietoja evästekäytännöstämme saat tästä linkistä

Saatamme määräajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta, jotta voimme noudattaa uusia määräyksiä. Tarkista se siis säännöllisesti. Jos muutamme tietosuojaselostetta, ilmoitamme siitä verkkosivuillamme. Tätä tietosuojaselostetta on muutettu viimeksi 15.8.2024.

Jos sinulla on kysymyksiä, valituksia tai kommentteja tästä Tietosuojakäytännöstä tai tietojen keräämistä koskevista käytännöistämme, pyydämme sinua ottamaan meihin yhteyttä kirjallisesti tai lähettämällä sähköpostia Ayvensin Tietosuojavastaavalle: fi.dataprotection@ayvens.com.

Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle, jos olet huolissasi siitä, miten Ayvens käsittelee henkilötietojasi.