L’envoi de facture se fait uniquement par voie électronique, et le document transmis a valeur de preuve. Ce traitement se fait dans un cadre juridique précis : l’échange s'effectue sous contrôle de mention légale, les fichiers concernés étant normés. La dématérialisation fiscale est régie par les articles 289 bis (EDI) et 289 VII (PDF) du Code Général des Impôts.

A chaque facturation, vous recevrez un mail comprenant le lien vers votre ou vos factures. Ce lien sera valide pendant 6 mois et vos factures seront conservées et téléchargeables pendant 10 ans dans le coffre sur notre site My Ayvens Manager

Pour toutes questions sur vos factures, nous vous invitons à contacter votre interlocuteur commercial habituel ou notre service de Relation Clients au 0 825 002 001 (Service 0,20 €/min + prix appel) ou par e-mail relation.clients.ayvens@ayvens.com.

Ayvens propose des solutions de PDF ou d’EDI signés, nous vous invitons à contacter votre interlocuteur commercial habituel ou notre service Relation Clients au 0 825 002 001 (Service 0,20 €/min + prix appel) ou par e-mail relation.clients.ayvens@ayvens.com.

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  Par prélèvement (généralement le 05 de chaque mois pour la facture loyer et carburant, le 14 de chaque mois pour la facture hors contrat)
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  Par virement bancaire

Un certain nombre d’opérations administratives ou opérationnelles ne sont pas incluses dans le cadre des contrats de location longue durée (LLD). Nous vous proposons cependant de les réaliser pour votre compte. Ces services feront l’objet d’une facturation à l’acte comprenant les coûts de traitement et de gestion interne à Ayvens.

La facturation analytique est un élément essentiel du système d’information comptable. Ayvens adapte la facture aux besoins du locataire et répartit les éléments facturés en tenant compte des centres de coûts analytique du client. Totalement paramétrables, les éléments de facturation permettent, selon les besoins, un contrôle accru pour la comptabilité, le contrôle de gestion et le gestionnaire de parc et donc un meilleur pilotage par vos soins. Nous vous invitons à contacter notre service de Relation Clients au 0 825 002 001 (Service 0,20 €/min + prix appel) ou par e-mail relation.clients.ayvens@ayvens.com pour paramétrer les éléments de vos factures.

La facturation de la provision carburant, Le Malus (soumis à la TVA) ou le Bonus (déduit), la carte grise réelle si elle n'est pas inclus dans le loyer et le prorata temporis du premier loyer.

Vous trouverez le détail des opérations facturées. Les factures sont paramétrables au grés de vos besoins. Vous y retrouverez également :

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  les immatriculations,
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  les imputations comptables (nature des charges),
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  les imputations analytiques (centres de coût),
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  les matricules de vos salariés,
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  nom et prénom des conducteurs.

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  Par facture dématérialisée envoyée à l'adresse e-mail choisie par le locataire et archivées durant 10 ans sur l'espace dédié de l'extranet de gestion My Ayvens Manager.
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  Par échange de données informatiques (EDI) envoyées à l'adresse e-mail choisie par le locataire et archivées durant 18 mois sur l’espace dédié de l’extranet de gestion My Ayvens Manager.

L’ensemble des factures sont archivées et disponibles au téléchargement sur l’espace dédié de l'extranet de gestion My Ayvens Manager durant 10 ans pour les factures dématérialisées et 18 mois pour les factures papiers. Si toutefois, la facture était plus ancienne ou que vous rencontriez le moindre problème technique, nous vous invitons à contacter notre service de Relation clients au 0 825 002 001 (Service 0,20 €/min + prix appel) ou par e-mail relation.clients.ayvens@ayvens.com

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  Vos factures sont prélevées et vous disposez d’un avoir ? La comptabilité clients d’Ayvens se chargera d’en effectuer le remboursement.
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  Vous réglez vos factures par virement ? Vous déduirez cet avoir de votre prochain virement.

Nous vous invitons à contacter votre interlocuteur commercial habituel ou notre service de Relation Clients au 0 825 002 001 (Service 0,20 €/min + prix appel) ou par e-mail relation.clients.ayvens@ayvens.com., pour étudier votre demande de remboursement et vous communiquer les démarches à effectuer.