POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Dernière mise à jour : 15/04/2024

1. Introduction

Informations concernant Ayvens.

Axus Luxembourg SA, société anonyme dont le siège social est sis route d’Arlon 270, L-8010 Strassen, Luxembourg, inscrite au Registre de Commerce et des Sociétés du Grand-Duché de Luxembourg sous le numéro B23299, agissant sous la dénomination commerciale Ayvens (ci-après dénommée « Ayvens » ou « nous ») est un prestataire de solutions de mobilité, spécialisé dans la location opérationnelle longue durée et les services de gestion de parcs automobiles d’entreprises. Ayvens est membre du groupe Ayvens, filiale du groupe Société Générale.

Dans le cadre de ses activités et services, Ayvens traite, entre autres, les données à caractère personnel de ses clients, et des employés de ses clients (conducteurs). En ce qui concerne ces activités de traitement, Ayvens agit en qualité de « responsable de traitement », et est responsable de la protection de vos données personnelles. À ce titre, Ayvens s'efforce de se conformer à la législation en vigueur en matière de protection des données, notamment, à partir du 25 mai 2018, au Règlement général européen sur la protection des données 2016/679 (le « règlement » ou « RGPD ») et aux lois nationales en vigueur implémentant la Directive 95/46 de l'UE sur le traitement des données personnelles ou venant compléter le RGPD.

Le respect de votre vie privée est une priorité pour nous.

Ayvens aspire à être un partenaire de confiance et, pour cette raison, s'efforce de respecter et de protéger vos données personnelles ou celles de vos employés.

Cette politique de protection des données personnelles vise à expliquer comment nous collectons, stockons, utilisons et divulguons vos données personnelles lorsque vous utilisez nos produits et services, nos sites Web ou lorsque vous interagissez avec nous. Cette politique de protection des données personnelles décrit également vos droits et explique comment vous pouvez les exercer.

Veuillez lire attentivement cette Politique de protection des données personnelles, afin que le traitement de vos données personnelles soit le plus transparent possible.

Veuillez également vous assurer que vos employés aient bien connaissance du fait que leurs données personnelles sont traitées par Ayvens, et que leur consentement à ce traitement des données, décrit dans cette Politique de protection des données personnelles, soit obtenu si nécessaire.

Les principes suivants sont au cœur de la manière dont nous traitons vos données personnelles.

Ces principes sont détaillés dans plusieurs sections ci-dessous.

2. Quelles sont les activités concernées par la collecte des données ?

Cette Politique concerne toutes les sources de données collectées et traitées par Ayvens dans le cadre de ses différentes activités commerciales, notamment la location de véhicules professionnels, la location de voitures pour les particuliers, la gestion de flottes, des solutions de mobilité (location de vélos, etc.), la vente de véhicules, l’utilisation de nos sites Web ou applications mobiles, etc.

3. Quelles données personnelles traitons-nous ?

Nous pouvons collecter et traiter vos données personnelles si vous faites partie des catégories suivantes :

4. Comment recueillons-nous vos données personnelles ?

Ayvens peut collecter vos données personnelles de différentes manières.

5. Quels types de données personnelles collectons-nous ?

Nous collectons les types de données personnelles suivants :

Nous sommes parfois également amenés à collecter des données sensibles. Pour ces données, nous nous référons à la section 12.

6. Cookies et autres outils de suivi

Afin d’améliorer votre expérience, lorsque vous visitez nos sites Web ou utilisez nos applications mobiles, nous collectons certaines informations par des moyens automatisés, notamment grâce à des cookies, des pixels espions, des outils d'analyse de navigateurs, des journaux de serveur et balises Web (ex. Google Analytics).

Si vous utilisez nos sites Web, nous pouvons collecter des informations sur le navigateur que vous utilisez et votre comportement en matière de navigation.

Si vous utilisez notre application mobile, nous pouvons recueillir votre position GPS. Nous pourrions également regarder à quelle fréquence vous utilisez l'application et où vous l'avez téléchargée.

7. Pour quelles finalités utilisons-nous vos données personnelles ?

Ayvens traite vos données personnelles aux fins suivantes, selon le cas, et à toute autre fin qui pourrait être compatible avec celles-ci :

Ces informations nous aident à améliorer nos sites Web et nos applications, ainsi qu'à mieux connaitre les produits et services que vous préférez.

Nous utilisons également des cookies pour les analyses sur le Web, afin de déterminer l'activité sur les sites Web ainsi que les zones des sites Web les plus visitées.

Bien que nous puissions installer des cookies fonctionnels pour faciliter votre visite sur nos sites Web ou applications, vous pouvez indiquer vos préférences concernant les cookies utilisés pour la publicité ciblée sur le comportement, à l'aide des choix de paramètres en matière de confidentialité de votre navigateur, afin d'empêcher le stockage des informations sur le poste ou le traitement des informations se trouvant déjà sur ce poste, sauf si vous activez la fonctionnalité pour autoriser ce stockage ou ce traitement.

Pour de plus amples informations, veuillez consulter notre politique en matière de cookies disponible sur nos sites web.

Pour l'établissement du profil : pour que nous connaissions mieux ce qui vous intéresse et vos préoccupations, nous pouvons utiliser vos données personnelles pour améliorer notre site Web et nos services, pour personnaliser votre ressenti auprès de nous et pour adapter nos activités de marketing à vos besoins et intérêts.

8. Sur quelle base traitons-nous vos données personnelles ?

Ayvens traite vos données personnelles en fonction des fondements juridiques suivants, et selon le cas :

9. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Pour offrir nos services, nous avons parfois besoin de faire appel à des partenaires ou des entités de traitement aux fins décrites ci-dessus. Nous limitons le partage de vos données personnelles aux catégories suivantes de destinataires :

Nous savons que vous ne souhaitez pas que nous transmettions vos données personnelles directement à des tiers pour leurs propres fins de marketing, et cela sans votre consentement.

Veuillez noter que nous pouvons également utiliser et divulguer des données personnelles vous concernant qui ne sont pas personnellement identifiables, c'est-à-dire des données personnelles sous forme agrégée, ne permettant plus de vous identifier.

10. Comment vos données personnelles sont-elles stockées et transférées ?

Ayvens vise à garantir que vos données personnelles soient :

Toutes les informations que vous nous fournissez sont stockées sur nos serveurs sécurisés. Vos données personnelles sont stockées soit dans nos bases de données, soit dans la base de données de nos prestataires de services.

Dans le cadre d’une relation contractuelle internationale, des données peuvent être transférées, stockées et traitées dans tout pays ou territoire où l'une ou plusieurs de nos filiales sont situées, en dehors de l'Espace économique européen (dans des pays tels que l'Algérie, la Biélorussie, le Brésil, le Chili, la Chine, la Colombie, l’Inde, le Kazakhstan, le Maroc, le Mexique, le Pérou, la Russie, la Serbie, la Suisse, la Turquie et l’Ukraine) dans le but de gérer la relation client au niveau international ou de prester des services de location de voitures harmonisés avec une flotte de véhicules mondialisée.

Nous pouvons également transmettre vos données personnelles aux prestataires de services participant aux services de maintenance et d'assistance (situés dans des pays comme l'Inde), ou impliqués dans la fourniture de tout autre outil utilisé pour le traitement des données personnelles de nos clients et prospects. Lorsque nous transférons des informations en dehors de l’Espace économique européen, nous assurons une protection adéquate du transfert de vos informations personnelles aux destinataires dans ces pays, par la conclusion, avec ces destinataires, d'accords de transfert de données basés sur les clauses standards de la Commission européenne si nécessaire.

11. Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

En général, nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites à la section 7 de la présente Politique de protection des données personnelles, ou conformément aux lois en vigueur.

À titre d'exemple, nous ne conservons vos données personnelles qu’aussi longtemps que nécessaire dans le cadre de votre relation commerciale avec Ayvens et, le cas échéant, de la fin de celle-ci, ou aussi longtemps que nécessaire pour respecter les obligations légales d’Ayvens.

En cas de litige, nous pouvons conserver vos données personnelles jusqu'à la résolution complète du litige. Nous supprimerons ou archiverons ces données conformément à la loi applicable.

12. Données sensibles

Nous sommes parfois amenés à traiter des données sensibles, essentiellement des informations judicaires, comme des amendes, des infractions au code de la route, des données pénales relatives à des sinistres (PV de police,..).

Nous traitons ces données exclusivement pour les finalités suivantes :

Ayvens ainsi que son éventuel sous-traitant chargé de la gestion des amendes, peut être amenée à :

13. Comment assurons-nous la sécurité et l’intégrité de vos données personnelles?

Nous protégeons vos données par des mesures de sécurité techniques et organisationnelles contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte ou l'altération accidentelle, la divulgation ou l'accès non autorisé, et contre toute autre forme de traitement illicite.

Lorsque nous externalisons le traitement des données, nous imposons des obligations contractuelles pour protéger vos informations.

14. Comment pouvez-vous contrôler et indiquer vos préférences sur l'utilisation de vos données personnelles ?

Vous pouvez exercer un certain nombre de droits en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles à l'égard d’Ayvens, dans la mesure où vous disposez effectivement de ces droits en vertu de la législation en vigueur en matière de protection des données, telle que le RGPD.

Pour exercer à tout moment les droits énoncés dans cette section, veuillez contacter le correspondant à la protection des données d’Ayvens (voir la section 15) qui traitera votre demande.

Opposition. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles reposant sur un intérêt légitime d'Ayvens, par exemple lorsqu’elles sont utilisées à des fins de marketing (direct), d'établissement de votre profil afin de de vous envoyer des publicités ciblées ou lors du partage de vos données avec des tiers ou avec d'autres entités du groupe Ayvens.

Retrait. Si vous avez consenti préalablement au traitement de vos données personnelles, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. La légalité du traitement fondé sur le consentement avant retrait, n'en est pas pour autant affectée.

Accès Vous pouvez demander l’accès aux données personnelles que nous conservons sur vous, ou en réclamer une copie. Vous pouvez également demander des informations sur les finalités du traitement, les catégories de données, les catégories de destinataires, les termes de conservation des données, etc.

Portabilité. Vous pouvez avoir le droit d'obtenir une copie de toutes les données personnelles que nous détenons à votre sujet dans nos dossiers, dans un format compatible pour vous permettre d'exercer votre droit à la portabilité des données.

Limitation. Vous avez le droit de demander de limiter le traitement de vos données personnelles dans les cas suivants :

Rectification. Vous pouvez également avoir le droit de rectifier des données personnelles inexactes et de compléter des données personnelles incomplètes.

Effacement.Vous avez le droit de demander l'effacement de vos données personnelles dans les cas suivants :

En cas d'effacement, nous prendrons des mesures raisonnables pour informer de cet effacement d’autres entités d’Ayvens qui pourraient être impliquées dans le traitement de ces données.

Plainte. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente en cas de doutes quant aux conditions de traitement de vos données personnelles par Ayvens (Commission Nationale pour la Protection des Données, Avenue du Rock’n Roll 1, L-4361 Esch-sur-Alzette, Luxembourg, www.cnpd.lu).

15. Qui contacter en cas de questions ou d'inquiétudes concernant le traitement de vos données personnelles ?

Le Groupe Société Générale a désigné un Data Protection Officer (Délégué à la protection des données) commun pour les entités du groupe SG présentes au Luxembourg, parmi lesquelles Ayvens. Ce délégué à la protection des données peut être contacté via lu.dpo@ayvens.com.

En outre, Ayvens a désigné un Data Protection Correspondent (Correspondant à la protection des données) au sein de son organisation,

Le Correspondant à la protection des données est le premier interlocuteur du Client pour les questions relatives à la protection des données personnelles ou pour l’exercice de ses droits.

À cet égard, toutes les questions, plaintes ou commentaires concernant la présente Politique de protection des données personnelles ou nos principes de traitement des données doivent être envoyés par courrier électronique à l'adresse suivante : lu.privacy@ayvens.com .

Afin d'éviter toute ambiguïté, cette personne n'a pas la compétence d'un délégué à la protection des données au sens du RGPD.

Le délégué à la protection des données d’Ayvens interviendra alors comme second interlocuteur pour toute question concernant une non-conformité (présumée) à la réglementation et/ou aux lois en vigueur en matière de protection des données.

16. Que se passe-t-il lorsque nous amendons cette Politique de protection des données personnelles ?

Notre Politique en matière de protection des données personnelles peut changer de temps à autre, afin de refléter des changements intervenus dans la façon dont nous traitons vos données personnelles. Nous vous encourageons à consulter régulièrement nos sites web pour disposer des dernières informations sur nos principes en matière de protection des données. Nous vous avertirons de tout changement important tel que requis par la loi.

Vous pouvez vérifier la date de la dernière révision de cette Politique de protection des données au tout début de ce document.