Szakértői top tippek: így teheti még hatékonyabbá autóflottája menedzselését
Ma már egyre elterjedtebb az operatív lízing, amely kiszámítható havidíj ellenében nem csupán járműfinanszírozást, hanem komplex kapcsolódó szolgáltatáscsomagot is biztosít, beleértve a karbantartást, a gumiabroncsszetteket vagy az assistance segélyszolgálatot. A konstrukció rengeteg terhet levesz a lízingelő válláról, a vállalati flotta napi szintű kezelése azonban -kétségkívül adminisztrációval és szervezéssel jár, ami sok esetben egyszerre igényli egy projektmenedzser, egy pedagógus és egy pszichológus képességeit. A flotta méretétől és a feladattal megbízott munkatárs szakértelmétől függően a cégek több-kevesebb kihívással szembesülhetnek a flotta fenntartása kapcsán. Összegyűjtöttük a legfontosabb tippeket ezek orvoslásával kapcsolatban, hogy a flották üzemeltetése minél gördülékenyebben menjen.
Akár néhány járműből, akár több száz autóból álló flottát működtet egy vállalat, számos napi teendő merül fel a fenntartással kapcsolatban, amely időközönként kiegészül a flotta megújításához kapcsolódó beszerzési feladatokkal. Ide tartozik például a rendszeres kötelező szervizeken és gumicseréken való megjelenés, az autópálya-matricák, üzemanyagkártyák intézése, a kárbejelentések vagy csere esetén a régi autó leadásához és az új felvételéhez kapcsolódó adminisztráció. Van, ahol külön erre a célra kijelölt flottamenedzser végzi a munkát, míg – főleg kisebb cégeknél – a HR-es, back office kollégák vagy a titkárnők hatáskörébe delegálják a feladatokat, akik tapasztalat és idő hiányában rengeteg nehézséggel találkozhatnak. Most olyan hasznos tanácsokat osztunk meg, amelyek alkalmazásával számottevően növelhető a flottamenedzsment hatékonysága.
A személyesség varázsa
„A flották üzemeltetése 0-24 órás rendelkezésre állást kíván, egy esetleges baleset vagy károkozás kapcsán ugyanis azonnal reagálni kell, ami egyben sok szervezést, illetve az érintettekkel való egyeztetéseket is jelent. A nonstop hívható assistance segélyszolgálat természetesen rengeteget tud segíteni, de ők egyrészt kötelező protokollt követnek az ügyintézések során, másrészt vannak olyan fontos kérdések, amelyekre nem tudják az első egyeztetés pillanatában a választ, mivel a szerződéses feltételek megismerése időbe telik. Ilyen például a csereautó költségének fedezése, amely szerződéstől függően lehet a lízingcég, a lízingelő vagy a márkapartner kötelezettsége. Persze minden eset más, és a gépjárműhasználók tájékozottságán, rátermettségén is sok múlik, de fontos arra felkészülni, hogy alkalomadtán hétvégén vagy az éjszaka közepén kell elsőként megnyugtatni a sofőrt, majd intézkedni és célirányosan átadni számára a szükséges információkat” – mondja Dufek András, vállalatunk kiszervezett flottamenedzsere.
Az ilyen helyzetekre szakembereink két fontos tanácsot fogalmaznak meg:
Legyen egy kijelölt személy, akit az autóhasználók kereshetnek: Főként stresszhelyzetben könnyíti meg jelentősen a kommunikációt, ha cégen belül a kollégák egy állandó, ismerős „archoz” fordulhatnak. Ilyenkor a közvetlen kapcsolat, a megnyugtató hang és szavak segítenek túljutni a dolog nehezén, így pedig a szakszerű ügyintézés is könnyebbé válik. Hasonlóan működik ez, mint a céges informatikai problémák kezelése: nem mindegy, hogy a munkavégzést akadályozó, sürgős elhárítást igénylő üggyel csupán a jól ismert informatikust kell felhívni, vagy hibajegyet kell nyitni a külföldi központ felé.
Ismerjük jól a szerződést: Legyünk tisztában a lízingcéggel kötött szerződés minden részletével. Természetesen az ügyfélszolgálat, illetve a kijelölt account manager is tud támogatást nyújtani, ám ez mindenképpen időbe telik. Ha ismerjük, hogy mire terjed ki a megállapodás, milyen szolgáltatásokat és felelősségeket foglal magában, az kevés gyakorlattal is sokat segít a váratlanul adódó problémák gyors megoldásában.
A felkészültség már fél siker
Az autópark fenntartása során sok különféle, gyakran ismétlődő adminisztrációs feladat merül fel az évi kétszeri gumicserétől kezdve a karbantartásokon és a biztosításokkal kapcsolatos teendőkön át a parkolások vagy a káresetek intézéséig. Ezért is fontos, hogy az egyes területekre vonatkozó alapvető információkkal kapcsolatban a flottamenedzser tájékozott legyen.
„Sűrűn kapunk olyan kérdéseket például, hogy a szerződés milyen biztosításokat foglal magában, ezek meg vannak-e kötve, milyen időszakra érvényes az üzemanyagkártya, mikor esedékes az éves szerviz időpontja és melyik szervizbe kell menni. A minél hatékonyabb együttműködés érdekében a legfontosabb információkat – a jellemző kérdéskörök alapján csoportosítva – egyszerűsített útmutatók formájában is át szoktuk adni, illetve rendszeresen küldünk emlékeztetőket a közelgő fontos időpontokról. Érdemes ezeket alaposan átolvasni, illetve megőrizni, mert mind a flottamenedzserek, mind az autóhasználók gépjárművekkel kapcsolatos teendőit megkönnyítik” – teszi hozzá Mandjik Benjámin, Key Account Manager.
Figyelem, figyelem!
Habár a flottakezeléssel megbízott munkatársak feladatköre sokrétű, véleményünk szerint az alábbi területekre összpontosítva a hatékony üzemeltetés probléma nélkül megvalósítható:
Kötelező időpontok: Tartsuk be az előírt szervizintervallumokat, és tudatosítsuk ennek jelentőségét a sofőrökben is. Céges autó használatakor többen hajlamosak félvállról venni a jármű jó állapotban tartását, és akár a műszerfal hibajelzéseit is figyelmen kívül hagyni, a kötelező ellenőrzések, gumicserék vagy épp a műszaki vizsga elhanyagolása azonban súlyos károkhoz is vezethet. Ilyen esetben a javíttatás a lízingelőre hárulhat, ami akár már négy-öt autó esetén is milliós nagyságrendű plusz kiadást jelenthet a cégnek.
Fontos telefonszámok: Az Assistance szolgálat és a Driver Center / Driver Desk elérhetőségeit jó, ha a flottamenedzserek és az autóhasználók is megjegyzik. Utóbbi a gépjármű üzemeltetéséhez kapcsolódó szerződött szolgáltatások támogatását biztosítja az átadástól az autó leadásáig. Ezek a fontos telefonszámok egyébként az autókban elhelyezett matricákon is megtalálhatók.
My Ayvens platform: Az online portál, illetve mobilalkalmazás amellett, hogy segíti a flottamenedzserek adminisztrációs munkáját, a járművezetők számára is segítséget nyújt minden, autóval kapcsolatos szolgáltatás és karbantartás igényléséhez. A felhasználók mindössze néhány kattintással felvételi és leadási időpontot foglalhatnak a javításokra és karbantartásokra, bejelenthetik a károkat és baleseteket, időpontot foglalhatnak gumicserére, frissíthetik a kilométeróra állását stb. Az önkiszolgáló funkciók tehermentesítenek az ügyintézésektől, minimálisra csökkentik a papírmunkát és időt takarítanak meg minden érintett számára.
Hiánytalan leadás: A futamidő végén visszavett járműveket a lízingcég partnerei kívül és belül is alaposan átvizsgálják, ezért az extra költségek elkerülése érdekében fontos, hogy a lízingelő a jármű korának és a futott kilométereknek megfelelő elvárható állapotban szolgáltassa vissza az autót, illetve azzal együtt az összes kapott tartozékot. Ez utóbbiak közé tartozik többek között a kulcs és annak másolatai, az eredeti dokumentumok, minden eltávolítható kiegészítő felszerelés (pl. hátsó napellenző) vagy a biztonsági felszerelések (pl. elakadásjelző, emelő, elsősegélydoboz). Alaposan ellenőrizzünk, hogy nem maradtak-e személyes tárgyak az autóban vagy nem hiányzik-e levehető tartozék (pl. kalaptartó). Ha mégis, a felszólításnak eleget téve mihamarabb pótoljuk a hiányt. Biztosítsuk továbbá a jármű tisztaságát a leadás napján, ellenkező esetben a lízingbe adó visszautasíthatja az elszállítást.
Profi segítség
Érdemes már a flotta kialakításakor szorosan együttműködni a lízingcéggel, ami az alapoktól segít optimalizálni a flotta összetételét és a flottakezelést.„Arra biztatjuk ügyfeleinket, hogy már az autóhasználati szabályzat kialakításába is vonjanak be bennünket így ugyanis támogatni tudjuk őket a mobilitási igényekhez, a lehetőségekhez és a költségkerethez legjobban illeszkedő, elérhető modellek kiválasztásában. A kereskedőkkel való partnerkapcsolatunknak köszönhetően a legtöbb esetben a hivatalosnál jóval kedvezőbb árakat és konstrukciókat is tudunk biztosítani, továbbá előzetes kalkulációkkal könnyítjük meg a döntési folyamatot. Emellett javasoljuk, hogy az autók átadásánál legyen jelen a flottamenedzsmenttel megbízott személy, mivel ekkor nemcsak a járművek leszállítása történik meg, hanem a flottaüzemeltetéssel kapcsolatos sok fontos és hasznos információt is átadunk” – tanácsolja Gyimes Csaba, vállalatunk kiszervezett flottamenedzsere.
Prémium szolgáltatásként igény szerint helyszíni flottamenedzsert is tudunk delegálni az ügyfelekhez, aki a lízingbe vevő cég telephelyén áll a gépjárműhasználók rendelkezésre teljes mértékben belefolyva a vállalat mindennapi munkavégzésébe. A flottakezelési szolgáltatás kiszervezésével a lízingelő biztosítani tudja a flottaüzemeltetéshez szükséges szakképzett és tapasztalt munkaerőt anélkül, hogy további feladatot róna a munkavállalókra, így a segítség gyakorlatilag karnyújtásnyira kerül tőlük. A megoldásra az elsősorban felsővezetőket magukba foglaló kiemelt autóhasználók esetében kifejezetten szükség lehet, hiszen beosztásukból és elfoglaltságaikból adódóan a gyors és hatékony ügyintézés számukra kulcskérdés. Jelenleg közel 10 munkavállalót alkalmazunk kiszervezett flottamenedzserként, amivel számos különféle szektorban tevékenykedő ügyfél mobilitását segítjük.
