Handleiding
My Ayvens Wagenpark
Via ‘My Ayvens’ regel jij – als wagenparkverantwoordelijke – veel zaken gemakkelijk zelf online. Dat is wel zo prettig en snel! Denk daarbij bijvoorbeeld aan het beheren van de gegevens van de medewerkers en auto's, het inzien en wijzigen van de contracten en de facturen. ‘My Ayvens’ is overzichtelijk en functioneel. Met deze handleiding helpen we je op weg. Door de heldere instructies kun je direct aan de slag!
1. Nieuwe medewerker aanmaken
[1.] Klik op 'Medewerker'
[2.] Klik op 'Nieuwe medewerker toevoegen
[3.] Klik na het invullen van de gegevens op 'verder'.
[4.] Selecteer het gewenste bedrijfsonderdeel en klik op 'Zoeken'.
[5.] Vul (minimaal) een 06-nummer + e-mailadres in en klik op 'Verder'.
[6.] Selecteer een mobiliteitskeuze en klik op 'Verder'.
[7.] Controleer het e-mailadres, de voorkeurstaal en klik op 'Medewerker aanmaken'.
2. Gegevens van een medewerker wijzigen
[1.] Klik op 'Medewerker'.
[2.] Selecteer de medewerker (vul zoekcriteria in) en klik op 'Zoek'.
[3.] Klik op het "potlood icoon" om gegevens aan te passen.
3. Een huurauto aanvragen
[1.] Klik op 'Medewerker'.
[2.] Selecteer de medewerker (vul zoekcriteria in) en klik op 'zoek'.
[3.] Klik op het "turquoise bolletje".
[4.] Selecteer 'Tijdelijk vervoer'.
[5.] Vul de aanvraag in en klik op 'Aflevergegevens'.
4. Medewerker autoriseren voor een autokeuze
[1.] Klik op 'Medewerker'.
[2.] Selecteer de medewerker (vul zoekcriteria in) en klik op 'Zoek' of voeg een nieuwe medewerker toe.
[3.] Vul de 'actuele leasevoorwaarden' in.
[4.] Selecteer 'Mag nieuwe auto uitzoeken'.
5. Een auto wisselen van medewerker
[1.] Klik op 'Contract' en klik op 'Contracten'.
[2.] Selecteer het kenteken.
[3.] Klik op het icoon 'Aanvragen medewerkerswissel'.
[4.] Vul de gegevens in en klik op 'Verstuur'.
6. Jaarkilometrage of looptijd aanpassen
[1.] Klik op 'Contract' en klik op 'Contracten'.
[2.] Selecteer het kenteken
[3.] Klik op het tabblad 'Prijsmatrix'. Dubbelklik op de gewenste combinatie van jaarkilometrage en looptijd.
[4.] Klik op 'Akkoord'.
7. Schade melden
[1.] Klik op 'Schade'.
[2.] Voer een kenteken in en klik op 'Zoeken'.
[3.] Kies het soort schade dat je wil melden.
[4.] Geef aan of de auto nog (veilig) kan rijden.
[5.] Kies of de schade wel of niet hersteld moet worden. Voeg foto's toe. Klik op 'Meld schade'. De schade is nu gemeld.
8. Service en onderhoud inplannen
[1.] Klik op 'Service en Onderhoud'.
[2.] Vul een kenteken in en klik op 'Zoeken'.
[3]. Klik op 'Maak een afspraak'.
[4.] Kies het soort afspraak en klik op 'Volgende'.
[5.] Meer informatie aan de garage doorgeven? Vul dit in en klik op 'Volgende'.
[6.] Extra service nodig? Maak een keuze.
[7.] Zoek een garage in de buurt.
[8.] Kies een datum en klik op 'Zoeken'.
[9.] Kies een garage.
[10.] Kies een contactpersoon.
[11.] Controleer de gegevens. Klik op 'Verzenden'. De afspraak is gepland.
9. Kosten berekenen voor beëindiging van een contract.
[1.] Klik op 'Contract' en klik op 'Contracten'.
[2.] Selecteer het kenteken.
[3.] Klik op het tabblad 'Prijsmatrix'.
[4.] Klik op 'Kostenopgave beëindiging'.
[5.] Vul de gegevens in en klik op 'Berekenen'.
10. Een nieuwe brandstofpas aanvragen
[1.] Een medewerker kan zelf een nieuwe brandstofpas aanvragen via My Ayvens. Als wagenparkbeheerder kan dit ook. Klik op 'Contract' en op 'Contracten'.
[2.] Selecteer het kenteken.
[3.] Klik op het tabblad 'Passen'.
[4.] Klik op het icoon om een nieuwe brandstofpas aan te vragen.
[5.] Vul de gegevens in en klik op 'Verstuur'.
Meer weten over de mogelijkheden van My Ayvens?
Op de website vind je meer informatie over de functies van My Ayvens voor het beheren van je wagenpark.
Heb je vragen, opmerkingen of onduidelijkheden na het lezen van deze handleiding? Neem dan contact op met je contractpersoon bij Ayvens.