Declaração de Privacidade do Candidato

1. QUEM SOMOS? A Ayvens é responsável pelo tratamento dos Dados Pessoais do candidato (responsável pelo tratamento). Endereço: Lagoas Park - Edifício 6 2740-244 Oeiras Portugal No presente documento, a Ayvens também pode ser referida como “**nós**” ou “**nosso**”.2. QUAIS OS DADOS PESSOAIS QUE RECOLHEMOS DO CANDIDATO? Recolhemos e submetemos a tratamento informação sobre o candidato por diversos motivos. Tratamento significa qualquer operação, ou conjunto de operações realizadas nos dados pessoais, ou conjuntos de dados pessoais, recorrendo ou não a meios automatizados, tal como a recolha, a gravação, a organização, o armazenamento ou o apagamento (“**Tratamento**”). Sempre que não seja aplicável qualquer das finalidades ou fundamentos jurídicos, e sempre que o nosso tratamento dos seus Dados Pessoais seja realizado com base no seu consentimento, o candidato fornece os seus Dados Pessoais à Ayvens de forma voluntária. A Ayvens informará o candidato sempre que o fornecimento dos seus Dados Pessoais represente uma obrigação legal ou contratual, ou seja exigência para a celebração de um contrato de trabalho. Caso a empresa recolha ou submeta a tratamento Dados Pessoais com base no consentimento do candidato, este pode retirar o seu consentimento em qualquer momento, sem estar sujeito a consequências. A retirada do consentimento não afetará a licitude do tratamento baseado num consentimento prestado antes da retirada. Recolhemos informação prestada pelo candidato no âmbito da sua candidatura, incluindo: - Para processar a tua inscrição. Agiremos para gerir a relação contratual contigo, sempre que tenhamos um interesse legítimo em fazê-lo; - Nome, apelido, morada, número de telefone, endereço de correio eletrónico e outra informação de contacto; - Estatuto da autorização de trabalho; - Curriculum vitae (CV), carta de apresentação e/ou de motivação, experiência profissional anterior e informação sobre a carreira, dados sobre a formação académica, qualificações e atestado de idoneidade; - Competências e experiência; - Certificações, autorizações e licenças profissionais e relacionadas com o trabalho detidas pelo candidato, nos casos em que seja aplicável; - No caso de uma verificação de antecedentes pré-contratação, o género, data de nascimento, naturalidade e nacionalidade, sempre que o rastreio de sanções e embargos devolva uma instância e seja necessária uma análise mais detalhada; - Resultado das avaliações, como é o caso das verificações de antecedentes pré-contratação, caso façam parte do processo de candidatura; - Informação relativa a referências; e - Qualquer outra informação que o candidato forneça à Ayvens (p. ex., preferências de emprego, disponibilidade para trabalhar noutro local, salário atual, salário pretendido, prémios e ou filiações profissionais). A Ayvens é um empregador com igualdade de oportunidades, o que significa que oferecemos um tratamento igual a todos os candidatos. Em certos casos, e dependendo das regras e regulamentos locais, somos obrigados a fazer perguntas sobre a origem étnica ou racial, sobre o género e deficiências dos nossos candidatos, para efeitos de monitorização da igualdade de oportunidades nos nossos processos de recrutamento. Caso não seja exigido por lei, a Ayvens solicitará ao candidato que forneça, de forma voluntária, esta informação para os mesmos efeitos. A vaga relevante indicará se a informação é obrigatória ou voluntária. Nos outros casos, pedimos aos candidatos que evitem fornecer informação que possa ser considerada sensível e/ou que pertença a uma categoria especial de dados pessoais nos termos da lei aplicável, exceto se tal informação for exigida por lei. Informação sensível e/ou Categorias Especiais de Dados Pessoais incluem a nacionalidade ou origem nacional, idade, identidade de género, estado civil, origem racial ou étnica, crenças religiosas ou filosóficas, preferências ou orientação sexual, informação sobre a saúde física ou mental (incluindo o estatuto de pessoa portadora de deficiência), informação genética ou biométrica, modelos biométricos, opiniões políticas ou filiação sindical, estatuto de antigo combatente, informação sobre a verificação de antecedentes, dados judiciais, como registo criminal, ou informação sobre processos judiciais ou administrativos. Qualquer informação que o candidato submeta através do Website de Carreiras deve ser verdadeira, completa e não enganosa. O envio de informação inexata, incompleta ou enganosa pode dar lugar à rejeição da sua candidatura durante o processo de seleção, ou uma medida disciplinar que pode ir até à cessação da relação contratual de trabalho com a Ayvens, inclusive. Adicionalmente, o candidato é responsável por garantir que a informação que comunica à Ayvens não viola os direitos de quaisquer terceiros. Caso o candidato forneça à Ayvens Dados Pessoais de uma referência ou de qualquer outra pessoa como parte da sua candidatura, este é responsável por obter o consentimento dessa pessoa antes de nos facultar a informação. 3. DE QUE FORMA RECOLHEMOS OS SEUS DADOS PESSOAIS? A Ayvens e os seus prestadores de serviços recolhem os Dados Pessoais de diversas formas, incluindo: - **Através do Website de Carreiras** Por exemplo, quando envia o seu CV ou se candidata a um cargo. - **Offline**. Por exemplo, quando nos envia o seu CV por correio postal ou partilha Dados Pessoais por telefone. - **A partir de outras fontes.** Como o LinkedIn e agências de recrutamento. - **Para efeitos de relatórios de verificação de antecedentes pré-contratação,** solicitados no âmbito da sua candidatura, e conforme permitido pela lei aplicável, a Ayvens obtém informação sobre si a partir de outras fontes, que incluem: - As suas referências; - Anteriores empregadores; e - Estabelecimentos de ensino que frequentou. - **Para efeitos de relatórios de verificação de antecedentes,** solicitados no âmbito de uma proposta de emprego que lhe foi apresentada, e conforme permitido pela lei aplicável, a Ayvens pode obter informação sobre o candidato, sobre os seus dependentes e/ou qualquer pessoa relacionada com este, para efeitos de: - Conduta e ética; - Sanções e Embargos; - Regulamentos sobre o combate ao branqueamento de capitais e a luta contra o terrorismo; - Prevenção de conflitos de interesses (ou aparência de conflitos de interesses); - Luta contra a corrupção e o tráfico de influência; e - Identificação de uma pessoa dos EUA. - **Através de cookies e outras tecnologias de rastreio.** A Ayvens e os seus prestadores de serviços utilizam “cookies” e tecnologias similares no Website de Carreiras. Consulte a nossa [Declaração sobre Cookies e Tecnologias Similares](targetSelf:https://www.ayvens.com/cookie-policy/) para obter mais informação. - **Avaliações.** Quando um processo de candidatura implica uma avaliação, a Ayvens recebe os resultados desta avaliação. A Ayvens pode obter eventualmente esta informação de forma automática após a conclusão da avaliação realizada por um fornecedor externo. Em alternativa, o candidato pode partilhar com a Ayvens o resultado da avaliação. 4. POR QUE MOTIVO USAMOS OS SEUS DADOS PESSOAIS? Recolhemos e submetemos a tratamento os Dados Pessoais do candidato por um ou mais dos seguintes motivos: a) Porque esta informação é necessária para tomar medidas antes de celebrar um contrato de trabalho ou de estágio; b) Porque esta informação é especialmente importante para nós e temos um interesse legítimo específico no seu tratamento; c) Para cumprir uma obrigação legal; d) Porque o candidato nos comunicou voluntariamente esta informação e prestou o seu consentimento ao tratamento da mesma pela Ayvens. Sempre que a recolha ou o tratamento sejam baseados no consentimento do candidato, este pode livremente recusar ou retirar o consentimento em qualquer momento, sem consequências para a sua candidatura, na medida do permitido pela lei aplicável. A retirada do consentimento não afetará a licitude do tratamento baseado num consentimento prestado antes da retirada. A informação que o candidato submete através do Website de Carreiras será usada para efeitos de recrutamento, gestão e planeamento de pessoal global da Ayvens, conforme permitido pela lei aplicável. - **Para processar a sua candidatura.** A Ayvens realizará estas atividades para fazer a gestão da sua potencial relação contratual com o candidato, sempre que esta detenha um interesse legítimo para tal; - **Para avaliar as suas capacidades e qualificações para o cargo.** A Ayvens realizará estas atividades para fazer a gestão da sua potencial relação contratual com o candidato, sempre que esta detenha um interesse legítimo para tal; - **Para verificar referências.** Certas vagas exigem o fornecimento de referências específicas. Neste caso, usamos informação para procedermos à verificação das referências. A Ayvens realizará estas atividades para cumprir uma obrigação legal ou sempre que esta detenha um interesse legítimo para tal; - **Para comunicar com o candidato.** A Ayvens comunicará consigo sobre a sua candidatura e para lhe enviar informação sobre o Website de Carreiras e alterações às nossas condições e políticas. A Ayvens realizará estas atividades para fazer a gestão da sua potencial relação contratual com o candidato; - **Para cumprir qualquer lei ou regulamento aplicável, ou monitorizar esse cumprimento.** A Ayvens realizará estas atividades para cumprir uma obrigação legal ou sempre que esta detenha um interesse legítimo para tal. Recordamos que o cumprimento da lei pode incluir leis fora do país de residência do candidato. - **Para realizar verificações de antecedentes pré-contratação.** Certas propostas de emprego exigem uma verificação de antecedentes pré-contratação. Neste caso, a Ayvens usa a informação para proceder à verificação dos antecedentes caso ofereça um cargo ao candidato. A Ayvens realizará estas atividades para cumprir uma obrigação legal ou sempre que esta detenha um interesse legítimo para tal. As verificações de antecedentes pré-contratação destinam-se a assegurar a fiabilidade, o profissionalismo e a segurança da Ayvens, bem como a segurança global, a integridade do sistema financeiro, a estabilidade financeira e o crescimento sustentável; - **Finalidades de negócio legítimas.** Sempre que a Ayvens tenha um interesse de negócios legítimo para tal, por exemplo, para os seus efeitos administrativos, reporte agregado de gestão interna ou formação interna; e - **Com o consentimento explícito do candidato**, mas apenas para os efeitos em que a Ayvens solicite informação ao candidato que este possa fornecer voluntariamente, como o consentimento ao tratamento de informação sobre diversidade, para efeitos de monitorização da igualdade de oportunidades no nosso processo de recrutamento. Caso a Ayvens contrate o candidato, os Dados Pessoais que esta recolhe no âmbito da sua candidatura podem ser incorporados no nosso sistema de recursos humanos e usados para gerir o processo da nova contratação; essa informação pode vir a integrar o seu processo de colaborador e ser usada para outros efeitos relacionados com o seu emprego. O fornecimento de Dados Pessoais através do Website de Carreiras é voluntário. Contudo, se o candidato não fornecer informação suficiente, a Ayvens poderá não ser capaz de considerar a candidatura deste ou, caso seja contratado, considerar uma promoção, transferência ou deslocalização subsequente. 5. QUEM TEM ACESSO AOS SEUS DADOS PESSOAIS? Limitaremos o acesso aos Dados Pessoais ao pessoal que deva conhecer os mesmos para os efeitos descritos na presente Declaração, incluindo o pessoal dos departamentos de recrutamento, recursos humanos e de tecnologias de informação, e do departamento responsável pela sua entrevista e/ou pelo cargo a que se candidata. A Ayvens partilha igualmente os Dados Pessoais com os seus parceiros e terceiros prestadores de serviços para facilitar os serviços que lhe são prestados, incluindo o alojamento e a operação do Website de Carreiras, a assistência no recrutamento, as avaliações e o processamento das verificações de antecedentes.6. POR QUE MOTIVO OS DADOS PESSOAIS PODEM SER TRANSFERIDOS PARA PAÍSES TERCEIROS? A Ayvens é um prestador de serviços global com clientes e representações no mundo inteiro. Para obter uma lista das afiliadas da Ayvens, e respetivas localizações, que usam e submetem a tratamento Dados Pessoais conjuntamente, consulte este site do SharePoint. Os Dados Pessoais que a Ayvens submete a tratamento relativamente à sua candidatura podem ser transferidos para organizações da Ayvens e para os respetivos prestadores de serviços noutros países que não o seu país de residência. Este tratamento permite-nos considerar o candidato para outras vagas existentes na organização Ayvens. Alguns países são considerados como países que fornecem um nível de proteção adequado dos Dados Pessoais do candidato, de acordo com as normas da UE. Pode consultar uma lista destes “países adequados” aqui. Caso haja lugar à transferência de Dados Pessoais para outros países, a Ayvens implementou medidas destinadas a proteger os Dados Pessoais do candidato, como as Cláusulas Contratuais-tipo. Pode obter uma cópia destas medidas contactando a Ayvens, através do endereço disponibilizado na secção “Contacte-nos” abaixo, ou clicando [neste link.](targetSelf:https://privacyportal-eu.onetrust.com/webform/396c853c-7bbe-43bb-9c80-0001fd327955/6406a483-ea86-4a45-a28d-69b7017f7a70)7. A QUEM DIVULGAMOS OS SEUS DADOS? A Ayvens utiliza e divulga igualmente os Dados Pessoais do candidato na medida do necessário ou apropriado, especialmente quando existe uma obrigação legal ou um interesse legítimo para tal: - **Para responder a pedidos de autoridades públicas ou governamentais:** - Estas podem incluir autoridades fora do seu país de residência. - **Para cooperar com as forças da lei;** - Por exemplo, quando a Ayvens recebe ordens e pedidos das forças da lei; - **Para fazer cumprir os nossos termos e condições;** e - **Para proteger os nossos direitos, privacidade, segurança ou bens, e/ou das nossas afiliadas, do candidato ou de outros.** 8. USAMOS OS SEUS DADOS PESSOAIS PARA OUTROS EFEITOS? A Ayvens também pode usar os Dados Pessoais do candidato para outras finalidades para além das indicadas inicialmente. Tal utilização está sujeita à condição de as finalidades secundárias se coadunarem com a finalidade inicial. São tidos em consideração os seguintes fatores, entre outros: as finalidades estão claramente relacionadas; a finalidade secundária é apropriada e/ou expectável; os Dados Pessoais foram obtidos diretamente junto do candidato, ou de outra forma; quais os tipos de Dados Pessoais em causa para a finalidade secundária; quais seriam as implicações para o candidato; e quais as medidas de proteção de dados aplicadas quando são usados os dados do candidato para uma finalidade secundária.9. DURANTE QUANTO TEMPO CONSERVAMOS OS SEUS DADOS? Os Dados Pessoais dos candidatos que concorrem a um cargo serão mantidos durante um (1) ano após o encerramento do processo de candidatura. Neste caso, a Ayvens poderá contactar o candidato para potenciais vagas que surjam no futuro. Caso pretenda que a Ayvens conserve os seus Dados Pessoais durante um prazo mais curto, pode contactar-nos através do endereço disponibilizado na secção “Contacte-nos” abaixo. A Ayvens apagará os seus Dados Pessoais após o período de retenção relevante.10. DE QUE FORMA MANTEMOS OS SEUS DADOS PESSOAIS EM SEGURANÇA? A Ayvens tomará medidas técnicas, organizativas e administrativas apropriadas, de acordo com as leis e regulamentos sobre privacidade e proteção de dados aplicáveis, incluindo através de uma exigência imposta aos prestadores de serviços para que utilizem medidas apropriadas destinadas a proteger a confidencialidade e a segurança dos Dados Pessoais. Infelizmente, não é possível garantir a 100 % a segurança de um sistema de armazenamento ou de transmissão de dados. Caso o candidato tenha motivos para acreditar que as interações com a Ayvens já não são seguras, este deve informar imediatamente a Ayvens, conforme previsto na secção “Contacte-nos” abaixo.11. ESTA DECLARAÇÃO COBRE WEBSITES DE TERCEIROS? A presente Declaração não trata de matérias de privacidade, informação ou outras práticas de quaisquer terceiros, nem a Ayvens é responsável pelas mesmas, incluindo qualquer terceiro que opere qualquer website ou serviço para onde o Website de Carreiras tenha uma hiperligação. A inclusão de um link no Website de Carreiras não implica uma aprovação do website ou do serviço associado pela Ayvens ou das suas afiliadas. 12. E SE JÁ EXERCER UM CARGO NA AYVENS? Caso o candidato já trabalhe para a Ayvens ou para uma das suas afiliadas, este pode usar o Website de Carreiras ou, de preferência, o website de carreiras interno para se candidatar a um cargo diferente na Ayvens. Caso o candidato aceite esse cargo, os seus programas de benefícios e as políticas de Recursos Humanos podem alterar-se. Contacte o gestor de RH responsável pelo novo cargo para saber qual a elegibilidade da sua candidatura, os programas de benefícios e as políticas de RH aplicáveis a esse cargo. O Website de Carreiras não se destina a distribuição ou utilização por qualquer pessoa ou entidade em qualquer jurisdição ou país onde tal distribuição ou utilização viole as leis ou regulamentos locais.13. ALTERAÇÕES A ESTA DECLARAÇÃO A Ayvens reserva o direito de aditar a presente Declaração em qualquer momento, para refletir futuros desenvolvimentos da Ayvens, no Website de Carreiras ou alterações na indústria ou nas tendências legais. A alínea “Data da última atualização” no cabeçalho da presente Declaração indica a data da última revisão da mesma. As eventuais alterações entrarão em vigor quando a Ayvens publicar a Declaração revista no Website de Carreiras. 14. COMO CONTACTAR-NOS? Se tiver alguma questão, ou desejar apresentar um pedido ou uma reclamação, pode contactar-nos através da página de contacto do webiste relevante da Ayvens, ou enviando uma mensagem de correio eletrónico para [hrprivacy@ayvens.com](targetSelf:mailto:hrprivacy@ayvens.com). Uma vez que as comunicações por correio eletrónico nem sempre são seguras, não inclua informação pessoal sensível nas mensagens de correio eletrónico que envia para a Ayvens.15. COMO POSSO EXERCER OS MEUS DIREITOS EM MATÉRIA DE DADOS PESSOAIS? Caso se registe no Website de Carreiras, o candidato poderá (i) aceder, (ii) rever, (iii) alterar e (iv) apagar os Dados Pessoais guardados no mesmo, iniciando a sessão no Website de Carreiras e atualizando a informação da sua conta. O perfil atualizado será usado por defeito da próxima vez que se candidate a um cargo usando a sua conta online. Para alterar Dados Pessoais que já tenha submetido a apreciação para um cargo específico, deve atualizar o seu perfil e submeter de novo a sua candidatura a esse cargo. Recomendamos aos candidatos que atualizem prontamente os seus Dados Pessoais caso estes se alterem ou sejam inexatos. Sempre que permitido pela lei aplicável, o candidato também pode solicitar uma cópia dos seus Dados Pessoais conservados pela Ayvens, ou pedir que os mesmos sejam retificados, apagados ou que o seu tratamento seja limitado (conforme apropriado), opor-se ao tratamento dos mesmos ou solicitar a sua portabilidade. Pode comunicar-nos o seu pedido da forma indicada abaixo. Relembramos que, devido (entre outros) ao processo de candidatura que o candidato pode enviar através do Website de Carreiras, a Ayvens poderá não ser obrigada a cumprir (ou cumprir integralmente) o seu pedido. Por exemplo, enquanto esta mantiver uma relação com o candidato, ou sempre que os dados pessoais sejam mantidos num sistema de backup (para efeitos de reposição de dados em caso de um evento que implique a perda de dados), e o ciclo de purga de dados possa ser diferente do aplicável ao sistema de produção. Nestas circunstâncias, a Ayvens enviará uma comunicação por escrito ao candidato a explicar o motivo pelo qual não pode dar resposta ao pedido nesse momento **ou, no caso de dados em backup, o pedido poderá ser respondido posteriormente (quando os dados em backup forem apagados e substituídos).** No seu pedido, deve indicar claramente quais os Dados Pessoais a que deseja aceder, ou que pretende alterar ou apagar, ou então indicar quais as limitações que deseja aplicar à utilização dos seus Dados Pessoais pela Ayvens. Para sua proteção, responderemos apenas aos pedidos relacionados com a informação associada ao endereço de correio eletrónico específico que o candidato utiliza para nos enviar o seu pedido. A Ayvens poderá ter de confirmar a sua identidade antes de responder ao pedido. Recordamos que certos Dados Pessoais podem não ser abrangidos por estes pedidos nos termos das leis sobre proteção de dados aplicáveis, ou outras leis e regulamentos. Pode igualmente: - Contactar-nos através de [hrprivacy@ayvens.com](targetSelf:mailto:hrprivacy@ayvens.com) se tiver qualquer dúvida sobre esta Declaração. - Contacte o nosso Correspondente de Proteção de Dados através deste link. - Pode apresentar uma reclamação caso considere que a Ayvens viola a sua Política de Privacidade para a Gestão de Dados dos Colaboradores, ou os direitos do candidato ao abrigo das leis e regulamentos sobre privacidade e proteção de dados aplicáveis. - Pode enviar uma reclamação para a autoridade de proteção de dados do seu país ou região, ou em caso de uma alegada conduta ilícita. Consulte este link que o encaminha para as autoridades nacionais de proteção de dados situadas na União Europeia e no Espaço Económico Europeu.