Rotina do Gestor de Frota: 13 hábitos que toda gestão precisa ter

O trabalho do gestor de frota é repleto de desafios. Ele precisa encontrar o equilíbrio entre diversos aspectos, como os interesses da empresa, as demandas do negócio e as expectativas da organização e do time de colaboradores.

Portanto, a gestão de frotas deve ser eficaz e estratégica, atendendo a todos esses aspectos e buscando sempre a otimização dos custos. Para alcançar esses objetivos, os gestores bem-sucedidos adquirem alguns hábitos.

São ações e práticas que facilitam o trabalho no dia a dia e, ao mesmo tempo, garantem a excelência e as qualidades fundamentais para exercer a função com competência. Neste artigo você vai descobrir quais são os hábitos que todo time de gestão de frota ou mobilidade precisa ter para garantir a qualidade das suas próprias atribuições. Confira!

O trabalho do gestor de frota precisa ter um direcionamento. Portanto, um dos hábitos que os profissionais adotam é a definição de regras e de políticas. Isso contribui para o seu próprio dia a dia porque estabelece como o trabalho deve ser realizado.

Também determina como as decisões precisam ser tomadas em cada situação. Além de definir o que é esperado dos condutores dos veículos, aquilo que é bem aceito e as ações que não devem ser praticadas.

Basicamente, é um guia ou uma espécie de manual planejado para pensar em cada detalhe e aspecto da gestão de frota. Assim, o gestor consegue adotar medidas e tomar decisões sempre com um embasamento, sem a necessidade de improvisar.

Quando regras e políticas estão bem estabelecidas, isso também evita que ocorram mal-entendidos.

A ideia de centralização é manter todos os documentos e informações referentes à gestão de frota reunidos em um só lugar. O gestor pode digitalizar processos e utilizar uma plataforma que mantenha todas as ações reunidas.

A centralização é fundamental para que dados e informações não fiquem dispersos. Também evita que tudo esteja em um só dispositivo, dificultando o acesso por parte de outros interessados.

Ao centralizar processos e a gestão em uma plataforma de acesso único, todos aqueles que precisam realizar algum tipo de ação utilizam esse caminho. Assim, o gestor de frota tem um controle maior do que está acontecendo com os veículos e os condutores. Isso facilita muito o dia a dia, garante mais produtividade e eficiência.

O gestor de frota que busca ter mais eficiência sabe que precisa atuar em parceria com os condutores da frota. Por isso, ele procura manter um bom relacionamento com os condutores, além de informar e conscientizar esses profissionais para garantir o alinhamento entre todos.

O gestor se preocupa em debater sobre questões de segurança no trânsito e direção defensiva. Informa sobre possíveis atualizações na frota, sobre renovações e também quanto à importância de fazer a manutenção dos veículos.

É interessante montar um roteiro ou cronograma com os temas que precisam ser debatidos e definir os melhores canais para manter essa comunicação. De toda forma, ela precisa acontecer para proporcionar o engajamento entre todos e garantir o alinhamento de objetivos e interesses.

Esse é um hábito muito importante do gestor de frota porque ele precisa saber se as suas estratégias são de fato eficazes. Então, é fundamental monitorar o desempenho da frota para entender se ela está atendendo as demandas, necessidades e expectativas da empresa e dos condutores.

O desempenho de uma frota pode ser medido a partir do custo dela. O número de sinistros (se está dentro ou fora do planejado), além disso, custos com manutenção corretiva, custos não previstos, KM rodada excedente, número de infrações, emissão de CO2 e consumo de combustível.

O gestor de frota não precisa realizar todo o trabalho sozinho. Uma boa estratégia adotada pelos profissionais é fazer parcerias para otimizar a gestão, reduzindo a sobrecarga de trabalho e aumentando a eficiência no dia a dia.

O Portal do Gestor (um portal desenvolvido especialmente para você e suas demandas), traz um rápido acesso aos procedimentos, solicitação de serviços e as informações para gestão de sua frota de veículos.

No Portal do Gestor de Frotas você pode:

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  Solicitar novos veículos ou veículos substitutos;
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  Acompanhar as etapas do seu pedido até a entrega dos veículos;
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  Acompanhar manutenções (revisões e reparos);
• •
  Solicitar demanda.

O uso de um sistema que digitaliza documentos e centraliza os processos de gestão de frota é um hábito estratégico do gestor. Mas ele pode ir além e ter a tecnologia como uma grande aliada em ainda outros aspectos.

Um bom gestor de frota entende que cada empresa tem as suas próprias necessidades e demandas. Por isso, na hora de tomar as suas decisões, o foco desse especialista está naquilo que a sua organização precisa em um dado momento.

Ele não se deixe levar por “modismo” e também não busca soluções prontas. Analisa de uma forma crítica e estratégica a real situação do negócio antes de adquirir ou trocar os veículos, para fazer investimentos mais assertivos.

Realizar uma gestão de frota focada em ESG faz parte dos hábitos de um bom gestor. Ele entende a importância e a relevância dos aspectos de sustentabilidade, tanto para a sociedade como para os ganhos e interesses da própria empresa.

Sendo assim, busca investir em medidas como a adoção de veículos elétricos, ações que contribuam para economizar combustível e ainda medidas mitigatórias à emissão de carbono, como patrocinar ou apoiar projetos de reflorestamento.

O bom profissional sabe que não pode estagnar seus conhecimentos. Logo, um hábito dos gestores bem-sucedidos é investir em sua própria capacitação de forma constante. O objetivo é atualizar e adquirir conhecimentos para se alinhar às demandas e exigências de um mercado em mudança.

Isso também permite alcançar cada vez mais excelência na realização das suas próprias tarefas. Favorece o relacionamento e a gestão da equipe, além de ampliar a visão, permitindo trazer inovações para a empresa e crescer na carreira.

Entretanto, o bom gestor de frota sabe que não basta ter conhecimentos técnicos. Eles precisam estar aliados às habilidades finas, também chamadas de soft skills. São elas que formam o perfil e a postura adequados para esse profissional. O gestor de frota precisa de habilidades como:

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  Liderança;
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  Boa comunicação;
• •
  Poder de negociação;
• •
  Visão estratégica;
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  Rebusca de problemas;
• •
  Organização.

Tudo isso permite aplicar o conhecimento técnico de uma forma muito mais eficaz, além de aliar o relacionamento interpessoal às decisões lógicas e racionais, o que permite encontrar o equilíbrio entre os dois aspectos.

Aqui é possível notar uma aplicação muito importante das soft skills que citamos no outro tópico. O gestor bem-sucedido procura manter uma boa comunicação com a sua equipe para que haja engajamento e um relacionamento saudável.

Essa comunicação envolve, por exemplo, os treinamentos, mas também são muito válidas as trocas de ideia em um ambiente mais informal. isso ajuda a ter um retorno a respeito da própria gestão e das necessidades enfrentadas pelo time.

Por isso, os feedbacks precisam acontecer. É importante que o gestor dê retorno para os condutores, mas, ao mesmo tempo, que incentive esses profissionais a darem as suas opiniões sobre aquilo que vem acontecendo dentro da empresa em relação à frota e à gestão dela. Essa conversa crítica e construtiva permite melhorar cada vez mais.

A redução de custos é o objetivo de qualquer empresa em todos os seus setores. O menor uso de recursos contribui para a maior lucratividade do negócio. Por isso, o gestor de frota também costuma cultivar o hábito de alcançar o menor custo e a maior eficiência.

Uma estratégia adotada por ele para reduzir orçamentos pode ser a terceirização de frota. Esse tipo de parceria contribui para minimizar o custo mensal, mantendo a qualidade e a excelência dos serviços prestados.

A Ayvens disponibiliza o serviço de terceirização de frotas, que é quando o cliente pode alugar um veículo - uma frota - por um preço fixo mensal e ainda, ao final do contrato, ter a opção de adquirir o veículo e oferecê-lo de benefício ao condutor, por exemplo. Desde o custo com a aquisição do veículo, manutenção, entre outros serviços e até os impostos estão incluídos na mensalidade.

Um bom gestor não espera as situações acontecerem para buscar uma solução para elas. Na verdade, ele tem uma visão muito mais ampla do todo e consegue antever possíveis desafios.

Com isso, adota ações prévias e toma decisões que ajudam a evitar prejuízos e/ou acidentes. Assim, mantém a segurança e a eficiência ao mesmo tempo em que acompanha tudo aquilo que vem acontecendo externo à sua própria empresa.

Observa as novidades que surgem e como elas poderiam se aplicar na organização. Enxerga oportunidades e analisa as tendências de mercado, sempre com foco em otimizar o seu trabalho e a gestão de frota.

Perceba que o gestor de frota cultiva hábitos que permitem trabalhar agora para alcançar benefícios no futuro, mas também olha para o que passou a fim de ter insights que ajudam a decidir o melhor para o momento da empresa. Por isso, é um trabalho que exige habilidade, competência, conhecimento e visão de negócios para buscar parcerias estratégicas.

Você também pode aumentar a sua própria eficiência na gestão de frota. Quer entender mais sobre como a Ayvens pode ser sua parceira de gestão? Entre em contato com o nosso time de especialista!