7 Desafios de Gestão que a Terceirização de Frota ajuda a superar

É preciso investir nos veículos ideais, cuidar da documentação, fazer o treinamento de condutores, ter atenção às manutenções, entre outros detalhes. É por isso que tantas empresas têm apostado na terceirização de frota. Essa parceria deixa as tarefas técnicas e operações por conta de uma empresa especializada. O gestor ficará mais responsável por monitorar o contrato e o cumprimento de tudo aquilo que foi acordado. A terceirização, de modo geral, é tão vantajosa que 80% das empresas brasileiras recorrem a essa estratégia em alguma atividade ou setor. Na gestão de frota, a terceirização contribui para superar diversos desafios. Criamos uma lista para você conhecer os principais e como o serviço terceirizado ajuda a superá-los. Confira!

É um grande desafio para o gestor acompanhar todos os detalhes em relação à manutenção dos veículos da frota. Conscientizar os seus condutores sobre a realização da manutenção preventiva é um dos caminhos para evitar gastos excessivos e iremos falar sobre mais à frente, porém, existem outros pontos ao qual o gestor precisa ficar atento.

Pode ser difícil encontrar parceiros que defendam orçamentos acessíveis para fazer as manutenções. Há, também, a questão dos condutores que na hora da manutenção podem selecionar serviços desnecessários e extras ao orçamento da frota.

A terceirização ajuda a vencer esse desafio porque especialistas indicam as melhores oficinas que já fazem parte do portfólio da terceirizada, assim como mais próximas do condutor. No momento em que o veículo chega ao fornecedor, aqui na LeasePlan, acompanhamos o serviço do início ao fim para garantir mais assertividade e agilidade na manutenção dos veículos através também de aplicativo disponibilizado para o condutor com timeline que exibe o status do serviço.

A manutenção pode estar coberta no serviço contratado pela terceirizada. A responsabilidade do gestor de frotas será aprovar os custos adicionais de manutenções não cobertos ou não contratados, como manutenção devido mal uso ou itens de perfumaria (higienização do ar condicionado, polimento, limpeza interna e externa, etc). Com uma parceira e tecnologia ao seu lado, fica mais simples identificar e evitar esses gastos excessivos.

Da mesma forma que temos cuidado em analisar todos os detalhes para escolha de um veículo próprio, é preciso escolher com cuidado os modelos que serão selecionados para os condutores de uma frota. Existe uma grande quantidade de opções com as mais diferentes tecnologias e performance, e cada uma é pensada para um uso diferente.

Qual será o veículo ideal para o “meu condutor”? Será que um mesmo tipo de veículo é indicado para todos os condutores? O que devo considerar na hora da escolha? Essas são perguntas clássicas que os gestores têm em mente na hora da escolha pelos carros. Sem dúvidas, é uma das decisões mais importantes a se fazer, e que influencia a sua gestão, a vida dos seus condutores, a eficiência operacional e o financeiro da empresa.

Quando deixamos a gestão e terceirização a encargo de especialistas, eles analisam as necessidades da empresa para auxiliar na escolha dos veículos que atendem melhor suas demandas. Com isso, é possível vencer o desafio da perda de eficiência operacional, que acontece devido à seleção de veículos que não condizem com as demandas profissionais dos seus condutores. É possível evitar, também, investimentos muito além ou aquém daquilo que a empresa realmente precisa.

Quando uma organização tem a sua própria frota de veículos leves, provavelmente terá que elaborar sua política sem ajuda especialista. Esse documento inclui detalhes importantes sobre as regras para utilizar os veículos, englobando o programa de manutenção, os procedimentos em casos de emergência, boas práticas de condução, e outros.

É um documento complexo que precisa considerar os tipos de veículos utilizados e a singularidade deles. Assim, a política pode ser difícil de ser elaborada e é bastante comum que tolere falhas. Inclusive porque é preciso considerar, também, o tipo de uso, quem está conduzindo, o local onde os veículos irão ser utilizados, e assim por diante.

Uma empresa terceirizada já está habituada a lidar com tudo isso. Ela tem uma visão sistêmica de como tudo funciona, das melhores práticas para a criação desse documento e o que pode funcionar melhor para cada empresa. Caso em sua empresa já exista uma política de frota, a terceirizada pode auxiliar na atualização da política ou fazer correções, de modo que as regras de fato funcionem, atendendo as demandas da organização de maneira personalizada. Esse documento também precisa passar por revisões e atualizações a cada 6 meses, idealmente.

De modo geral, os custos visíveis envolvem impostos e gastos excessivos com combustíveis, por exemplo. No entanto, há muitos outros custos a serem considerados, sendo que estes costumam ficar invisíveis, a depender de como a gestão de frotas é conduzida.

Eles podem ocorrer em função de má utilização do veículo ou erros de abastecimento que acarretam defeitos que levam à necessidade de reparos imprevistos. Até mesmo a escolha equivocada da oficina mecânica pode trazer custos inesperados em função de peças de má qualidade ou erros na execução do serviço.

Como você já sabe, uma empresa de gestão e terceirização de frotas tem uma equipe especializada que mantém o foco em evitar situações imprevistas.

Nem sempre é possível fazer as aquisições ideais de veículos em função do alto custo dos ativos. Entretanto, a terceirização evita a necessidade de adquirir os veículos.

O orçamento necessário para fechar um contrato de terceirização, em vez da compra dos veículos, geralmente, tem melhor custo-benefício. Isso porque o contratante terá uma frota adequada, moderna e em pleno funcionamento, sem a necessidade de um investimento amplo.

Montar a frota de acordo com as necessidades da empresa é fundamental para que não haja indisponibilidade de veículos. Como você viu, esse é um grande desafio do gestor: entender exatamente o que é necessário. Além disso, esse profissional precisa gerenciar a frota em relação às manutenções, para que os veículos não fiquem indisponíveis em função de defeitos.

Como dito, a empresa terceirizada ajuda a definir a frota ideal conforme as necessidades da organização, além de oferecer suporte na hora de fazer a manutenção dos veículos para que eles estejam sempre em pleno funcionamento. Nesses casos de veículo indisponível, a terceirizada poderá disponibilizar carro reserva para o condutor desde que contratado. Isso garante a disponibilidade no momento em que os veículos reservas forem necessários e evita a perda de eficiência operacional, sobre o que já falamos.

Quando o gestor de frotas é o único responsável por fazer a administração dos veículos e das questões relacionadas a eles e ao transporte, isso tende a gerar sobrecarga em função do excesso de tarefas administrativas. Afinal, o gestor de frotas, quando não tem o suporte de uma terceirizada, precisa realizar por conta própria o gerenciamento dos condutores, definir os melhores veículos, fazer o controle de gastos, administrar o orçamento, e assim por diante.

Essa sobrecarga, inclusive em frotas muito grandes, pode ser extremamente desafiador, ao mesmo tempo, favorece os erros, colocando em risco as operações. O suporte de uma terceirizada contribui para reduzir a quantidade de tarefas para o gestor. Ao mesmo tempo, garante que elas sejam realizadas por especialistas no assunto, e tudo fica mais organizado e com menos possibilidades de erros.

Apesar de todas essas vantagens da terceirização de frotas, é preciso ter muito cuidado na hora de escolher a empresa terceirizada para se alcançar uma parceria vantajosa. Busque uma empresa bem estruturada, com confiança e uma equipe de excelentes especialistas. ​ Converse com um de nossos especialistas e entenda ainda mais como a terceirização da sua frota vai te colocar na rota de um futuro mais promissor!