Gestão de Frota própria - O que é, como fazer com eficiência e dicas essenciais

Se você está investindo na aquisição de carros próprios em sua empresa, é importante saber mais sobre como fazer uma gestão de frota própria com estratégias que realmente funcionem e que vão reduzir custos no seu dia a dia.

A gestão de frota coordena as ações, atividades, criação de normas, entre outras tarefas, que estão relacionadas aos cuidados com os carros da sua empresa. Ao optar por uma frota própria, uma série de questões podem se transformar em desafios diretos para a administração da organização, incluindo decisões sobre:

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  negociação direta com fornecedores (compra de veículo, seguro, manutenção, pneus);
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  Alocação de mais recursos destinados à gestão da frota;
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  Controles de processos associados (IPVA, licenciamento, multas);
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  Gestão de serviços para o condutor;
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  Melhor planejamento financeiro diante da imprevisibilidade;
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  Aquisição de tecnologia que proporcione o controle efetivo da frota e custos relacionados;
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  Decisão do momento da troca do carro, entre outros pontos.

Adotar uma gestão de frotas eficiente e bem-orientada traz diversos benefícios para a empresa, independentemente do setor em que atua. Alguns dos principais deles são:

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  normatizar e padronizar processos internos;
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  Identificar pontos que precisam ser alterados para evitar desperdícios de recursos e tempo;
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  Ajudar na identificação de questões que sejam uma conduta de má-fé por parte dos condutores;
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  Reduzir falhas nos processos relacionados com as frotas do negócio;
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  Identificar o momento ideal para fazer uma manutenção preventiva e, também, identificar parâmetros importantes para as manutenções corretivas de forma adequada;
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  Encontrar parceiros importantes que poderão reduzir custos e garantir maior excelência;
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  Identificar comportamentos perigosos dos condutores ao volante.

Conhecer os pilares fundamentais para uma gestão mais eficiente é o ponto de partida. Vamos detalhar os pilares:

Criação da política de frota Esse documento é o responsável por determinar as diretrizes que devem ser seguidas por todos os profissionais da sua empresa. Isso ajuda a manter um controle sobre o que está sendo realizado e, ao mesmo tempo, evita falhas que possam comprometer os carros. Transparência nos processos ajuda para que todos os envolvidos possam realizar suas atividades dentro do estabelecido e evitar questões indesejáveis. Uma boa política de frota, portanto, é fundamental neste cenário.

No documento são definidas as regras e responsabilidades, direitos e obrigações. Com isso, todas as informações necessárias estarão ali presentes para serem consultadas rapidamente e com uma linguagem focada nos condutores.

Passo a passo dos procedimentos A criação de procedimentos é outro ponto importante e que deve estar incluso na política de frota: qual o passo a passo que deve ser seguido nos principais casos que possam ocorrer no dia a dia do condutor? O que o condutor deve fazer, por exemplo, em caso de sinistro? Quem é o primeiro contato que deve ser acionado? Quais informações ele deve ter em mãos? O que fazer para trocar ou devolver o carro?

Uma comunicação clara sobre o passo a passo de como agir em diferentes cenários ajuda a trazer maior consciência, conforto e segurança nas mais diferentes situações. Outro ponto é que proporciona uma padronização de processos, de forma que todos saibam como agir da mesma forma. Assim, condutores novos, antigos ou substitutos estarão devidamente alinhados sobre como proceder no que diz respeito ao uso dos carros da empresa.

Alinhamento com a cultura da empresa A gestão de frota própria precisa estar alinhada à cultura adotada na sua empresa. Se o seu negócio preza pela excelência dos serviços e pela segurança dos condutores, esses conceitos irão influenciar diretamente ações como:

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  Proporcionar segurança para os condutores em todas as etapas do dia a dia, garantindo o uso eficiente dos carros da empresa;
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  Fornecer conforto e cuidados para a redução de estresse no dia a dia, o que evita questões negativas no uso da frota própria;
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  Garantir melhor comunicação no dia a dia internamente, o que implica em políticas de transparência e padronização de processos, por meio da política de frotas;
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  Trabalhar apenas com itens de excelência, trazendo veículos que sejam eficientes e com boa manutenção;
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  Priorizar valores internos da empresa. Por exemplo, se a sustentabilidade é um deles, planejar a migração para uma frota de carros elétricos é uma forma de manter a coerência com a cultura do negócio.

Veja a seguir mais alguns pontos de atenção importantes da gestão de frota:

1. Pontos importantes e atualização da Política de Frota Uma vez realizada, a política deve ser revisada e atualizada com frequência pela equipe de gestão de frota. Processos mudam, o mercado se transforma e, além de observar questões relacionadas aos custos com carros, manutenção, entre outras, novas decisões podem precisar ser tomadas de acordo com o comportamento dos condutores. Recomendamos que sua Política de Frota seja revisada e atualizada semestralmente, com uma revisão anual mais completa. O processo deve incluir as partes interessadas, ser claro e transparente. Estas são áreas que devem ser consideradas:

a) Monitoramento Certifique-se de coletar dados para apresentar uma imagem precisa de como está o desempenho de sua frota em aspectos importantes, tais como custos e retenção de funcionários.

b) Executar um programa de comunicação Compartilhe dicas e orientações sobre questões como condições mais seguras de direção ou uma condução do carro mais econômica.

c) Relacionamento com fabricantes/montadoras Obtenha informações sobre o surgimento de novas tecnologias e áreas importantes como segurança e meio ambiente.

d) Realizar revisões internas regulares Incentive seus condutores e outras partes interessadas a analisar se as necessidades da frota estão mudando ao longo do tempo e como estas demandas podem ser atendidas.

e) Mantenha-se informado sobre novas ideias Conecte-se com outros gestores de frota e acompanhe os meios de comunicação do setor para informar-se sobre as últimas tendências e inovações.

2. Governança da responsabilização do condutor Em alguns casos, a empresa pode estar sendo responsabilizada pelos custos das multas dos condutores. Esse custo invisível só pode ser deixado de lado com uma visão mais detalhada sobre o assunto.

Quando o condutor é o responsável pelas multas, as chances de que ele valorize o ativo da sua empresa pode aumentar consideravelmente. Por isso, estabeleça em quais momentos eles serão responsabilizados e as sanções que serão aplicadas. Quer saber mais sobre custos invisíveis?

3. Ferramentas tecnológicas de controle Quando um gestor não tem informações sobre o consumo de combustível dos condutores, por exemplo, se torna inviável entender os hábitos de consumo e identificar quando acontecer um movimento atípico, trazendo também prejuízos para empresa.

O acompanhamento dessa métrica pode ser realizado com a entrega de um cartão combustível personalizado para cada condutor, registrando dados do consumo em plataforma digital. Esse é só um exemplo de como o controle pode acontecer de forma automática e digital.

A importância de encontrar um parceiro para a gestão da sua frota pode ser imprescindível para evolução da sua empresa. Isso porque uma vez que você tem um parceiro com expertise em um assunto que foge do seu negócio principal, sua equipe irá focar no que realmente importa, e poderá ganhar mais produtividade e gerar economia.

Você precisa de um parceiro como Ayvens, líder global em mobilidade sustentável, com expertise comprovada na gestão de 3,3 milhões de veículos em mais de 40 países. Entregamos soluções personalizadas para abordar os seus desafios na gestão de frota própria. É o caminho para sua empresa continuar proprietária dos seus carros com a expertise Ayvens no gerenciamento de frotas.

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